6 tips voor het versturen van een betalingsherinnering

Betalingsherinneringen vormen een essentieel onderdeel van een goede financiële administratie. Als je een betalingsherinnering verstuurt, zorg je dat je alsnog je centen ziet en dat je geen geld misloopt. Je zorgt er ook voor dat klanten snel betalen. Maar hoe stel je een goede betalingsherinnering op? In dit artikel geven we je tips om een effectieve betalingsherinnering op te stellen.

Tip 1: zorg voor een duidelijke omschrijving

Het is belangrijk om duidelijk in de betalingsherinnering te vermelden waar de betaling voor is. Geef hierbij aan om welke factuur het gaat, wat je hebt geleverd of wat je hebt verkocht. Plaats de factuur in bijlage, zodat de klant meteen ziet waarover het gaat. Duidelijkheid zorgt ervoor dat betalingsherinneringen sneller in een betaling resulteren.

Tip 2: vermeld de vervaldatum

Vermeld in de betalingsherinnering ook de vervaldatum. Het gaat enerzijds om de originele vervaldatum van de factuur: geef aan wanneer de klant had moeten betalen. Geef de klant anderzijds ook een redelijke termijn om de betaling alsnog te verrichten. Zo heeft de klant een deadline en is de kans groter dat de betaling alsnog wordt uitgevoerd. Wees natuurlijk ook realistisch, het kan soms enkele dagen duren voordat een mail wordt behandeld of dat het een en ander is uitgezocht. Een nieuwe termijn van veertien dagen is zeker redelijk.

Tip 3: geef aan wat de gevolgen zijn als er niet wordt betaald

Als je klant niet op tijd betaalt, moet je duidelijk aangeven wat de gevolgen hiervan zijn. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat er extra kosten in rekening worden gebracht of dat de klant de dienst of het product niet meer kan krijgen. Als je klant weet wat de gevolgen zijn, is de kans groter dat hij of zij de betaling alsnog in orde maakt.

Tip 4: maak gebruik van een factuurprogramma

Het versturen van betalingsherinneringen kost veel tijd. Daarom is het verstandig om een factuurprogramma te gebruiken. Hiermee kun je de betalingsherinneringen automatiseren. Zo ben je er op tijd bij, beperk je het tijdsverlies en automatiseer je het invorderingsproces. Je kunt eenvoudig een factuurprogramma vinden en uitproberen door gebruik te maken van de vergelijkingstool van vergelijk-factuurprogramma.nl.

Tip 5: zorg voor een klantvriendelijke toon

Het versturen van betalingsherinneringen kan voor een klant ongemakkelijk zijn. Soms voelt de klant zich geschoffeerd of schaamt hij zich omdat hij de betaling nog niet heeft kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld omdat ook een van zijn klanten te laat is. Daarom is het belangrijk om een klantvriendelijke toon aan te slaan in je betalingsherinnering. Geef aan dat je klant contact kan opnemen als hij of zij vragen heeft. Je kan er ook altijd even over bellen, maar zorg er dan wel voor dat je een schriftelijk bewijs hebt. Na een telefoontje volgt dus ook een mailtje. Neem daar zeker de telefonisch gemaakte afspraken nog even in op.

Tip 6: verstuur de betalingsherinnering op tijd

Het tijdig versturen van een betalingsherinnering is belangrijk. Als je de betalingsherinnering te laat verstuurt, is de kans groot dat je klant denkt dat je het toch niet zo hard nodig hebt. Bovendien moet je bij een laattijdige betalingsherinnering ook langer wachten op je centen, wat niet goed is voor je cashflow. Zorg er daarom voor dat de betalingsherinnering op tijd wordt verzonden.