Aan welke eisen moet een digitale factuur voldoen?

Papieren facturen zijn in Nederland niet verplicht. Je mag perfect digitale facturen verzenden, bijvoorbeeld per mail, maar daarbij zijn er wel een aantal voorwaarden. Zo moeten digitale facturen aan alle klassieke factuureisen voldoen, maar gelden er ook een aantal extra eisen. De essentie is dat de Belastingdienst de digitale factuur moet kunnen controleren en er zeker van moet zijn dat de digitale factuur authentiek en integer is. Als je facturatiesoftware gebruikt, zit je meestal wel goed.

Zelfde eisen als andere facturen

In de eerste plaats moet een digitale factuur aan dezelfde eisen voldoen als papieren facturen. Het gaat dan vooral om de verplichte vermeldingen die op de factuur aanwezig moeten zijn. Deze verplichte gegevens zijn onder andere:

• De juridische naam van jezelf en je klant
• Het adres waar je onderneming feitelijk is gevestigd en waar de onderneming van de klant feitelijk is gevestigd
• Je btw-identificatienummer
• Je KvK-nummer
• De datum van uitreiking van de factuur
• Het factuurnummer
• Specificaties m.b.t. de factuur: informatie m.b.t. de geleverde goederen (aantal en soort) en geleverde diensten (soort en omvang)
• De datum van levering of de datum van vooruitbetaling
• Het gefactureerde bedrag exclusief btw
• Het toepasbaar btw-tarief
• Het btw-bedrag

Naast deze basisregels kunnen er nog andere verplichte vermeldingen zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je zakendoet met een afnemer in het buitenland. Anderzijds zijn er ook uitzonderingen voor factuurbedragen lager dan € 100 (excl. btw) waarbij je minder gegevens hoeft te vermelden. Deze uitzonderingen bespraken we al in een aantal van onze eerdere blogs.

Digitale facturen moeten authentiek en integer zijn

Daarbovenop is het vereist dat digitale facturen “authentiek en integer” zijn. Dat wil zeggen dat je de factuur moet beveiligen tegen manipulaties. Je bent volledig vrij om zelf te bepalen hoe je dat doet. Het volstaat dat je volgende twee zaken kan aantonen:

• De factuur is werkelijk door jou naar je afnemer verzonden (authentiek)
• De factuur is nadien niet meer gewijzigd (integer)

Voor grote organisaties is het vaak noodzakelijk om een goed beveiligingssysteem op poten te zetten. Denk hierbij aan elektronische handtekeningen die de integriteit bewijzen, maar voor kleine organisaties volstaat het dan weer om een aantal andere documenten te bewaren. Denk dan bijvoorbeeld aan mailtjes waaruit blijkt dat je de factuur wel degelijk verzonden hebt en waaruit ook de inhoud van de factuur blijkt. Ook bijvoorbeeld een offerte, een opdrachtbevestiging, een betaling et cetera kunnen de integriteit van de factuur bewijzen.

Digitale facturen moeten controleerbaar zijn

Een laatste extra eis is dat de Belastingdienst in staat moet zijn om de digitale factuur aan een controle te onderwerpen. Als een inspecteur daarom vraagt, moet je de factuur dan ook kunnen overleggen. Bovendien moet je ook alle informatie kunnen verschaffen met betrekking tot die factuur. Hier is het dus ook aangewezen om alle extra documenten te bewaren. Het gaat dan om mails, offertes, leveringsbonnen en dergelijke meer. Hoe dan ook geldt bij digitale facturen eveneens een bewaarplicht. Alle digitale facturen moet je minimaal zeven jaar bewaren en wanneer ze betrekking hebben op onroerende zaken is dat zelfs tien jaar.