Accountant stelt vage facturen op en klant hoeft ze niet te betalen

In een recente zaak heeft de Alkmaarse kantonrechter zich uitgesproken over vage facturen van een accountant. Het vond dat de facturen zo vaag waren dat de klant ze niet hoefde te betalen. Tegelijkertijd moet de accountant zelfs een schadevergoeding aan zijn klant betalen.

Discussie over facturen van een accountant

De accountant en de klant hadden in 2015 een overeenkomst gesloten voor een aantal terugkerende werkzaamheden. Het ging bijvoorbeeld om het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting en de winstaangifte. Hiervoor was een vast bedrag afgesproken. Voor andere werkzaamheden spraken de twee af dat deze via nacalculatie zouden worden berekend.

Alles liep eigenlijk goed, tot een ijverige werknemer van de accountant in 2019 ontdekte dat er al een hele tijd extra werkzaamheden waren verricht waarvoor geen nacalculatie volgde. De klant werd daarvan op de hoogte gebracht maar reageerde niet op dit bericht, tot hij uiteindelijk de overeenkomst opzegde. Nadien heeft de accountant twee navorderingen opgesteld. De ene navordering van enkele duizenden euro’s had de omschrijving “werkzaamheden over de jaren 2016, 2017 en 2018”. De andere navordering van zo’n 250 euro kreeg de omschrijving “behandeling belastingzaken over 2017 en overige arbeidswerkzaamheden”.

De klant weigerde de facturen te betalen en de accountant weigerde daarop om de reeds betaalde werkzaamheden uit te voeren. De accountant weigerde eveneens om de gegevens van 2019 aan de klant over te dragen zodat hij zijn jaarrekening kon (laten) opstellen. Dit is wat we het retentierecht noemen. Het is net zoals de fietsenmaker die weigert om een herstelde fiets terug te geven alvorens de herstelling betaald is. Uiteindelijk diende de kantonrechter uitspraak te doen over deze kwestie.

Kantonrechter vindt de facturen veel te onduidelijk

De Alkmaarse kantonrechter heeft op 24 februari 2021 een uitspraak gedaan (ECLI:NL:RBNHO:2021:1777) en oordeelde dat de accountant geen duidelijke uitleg heeft gegeven over de extra facturen. Een vage uitleg als “werkzaamheden over de jaren 2016, 2017 en 2018” volstaat volgens de kantonrechter niet. De kantonrechter vindt dan ook dat de klant deze facturen helemaal niet diende te betalen tot er een deugdelijke uitleg kwam. Dit wil ook zeggen dat de accountant de gegevens had moeten overdragen en dat hij de werkzaamheden niet had mogen staken. De accountant krijgt met andere woorden geen geld en moet bovendien ook een schadevergoeding betalen omdat hij foutief handelde. Uiteindelijk moet de accountant meer dan 3K ophoesten, met inbegrip van de proceskosten en de wettelijke rente.

Lessen trekken uit de fouten van de accountant

De uitspraak van de Alkmaarse rechter bewijst nogmaals hoe belangrijk het is om goede facturen op te stellen en om daarbij heel concrete informatie op te nemen. Zeker wanneer je verrast met facturen voor prestaties van jaren terug is het heel belangrijk dat je daar een goede verklaring voor kan geven. In de praktijk zal alleen een goed factuurprogramma nog niet volstaan. Een time- of projecttrackingsysteem is dan ook een must. Als je een factuurprogramma zoekt, is dit alvast iets om op te letten: de compatibiliteit met dergelijke systemen.

Onthoud ten slotte dat je rechten zoals het opschortingsrecht en het retentierecht niet zomaar lukraak mag gebruiken. Wanneer dit achteraf onterecht blijkt te zijn, riskeer je namelijk tegen schadeclaims aan te lopen. Informeer daarom vooraf even bij een jurist of advocaat.