Betalingsvoorwaarden op facturen: dit moet je weten

Betalingsvoorwaarden vormen een essentieel onderdeel van een factuur en geven duidelijkheid aan je klant over wanneer en hoe je betaald wilt worden. Als ondernemer helpen goed geformuleerde betalingsvoorwaarden niet alleen bij het beheren van je cashflow, maar ook bij het vermijden van misverstanden en klachten. In dit artikel gaan we dieper in op veelvoorkomende betalingsvoorwaarden die je kunt overwegen voor je facturen.

Wat zijn betalingsvoorwaarden?

Betalingsvoorwaarden zijn de voorwaarden en afspraken die je opstelt over de betaling van je diensten of producten. Ze staan meestal op de factuur vermeld en geven de klant inzicht in het bedrag, de betalingsdatum en eventuele kortingen of toeslagen. Het is belangrijk dat deze voorwaarden helder en beknopt zijn. Heldere betalingsvoorwaarden vergroten de kans op tijdige betalingen, terwijl onduidelijke voorwaarden kunnen leiden tot verwarring en mogelijke betalingsachterstanden.

1. Betaling binnen 30 Dagen

De meeste bedrijven hanteren een standaardtermijn van 30 dagen voor facturen. Dit betekent dat de klant 30 dagen de tijd heeft om het verschuldigde bedrag te voldoen. Het is een gangbare termijn die zowel voor de klant als voor de ondernemer werkbaar is. Het nadeel van een lange betaaltermijn is echter dat je cashflow minder snel op gang komt, wat lastig kan zijn als je te maken hebt met hoge vaste lasten of als je wilt investeren in groei.

2. Betaling binnen 14 dagen

Voor kleinere ondernemingen of zzp’ers kan een kortere betalingstermijn van 14 dagen gunstig zijn om sneller de inkomsten te ontvangen. Als je kiest voor een betaaltermijn van 14 dagen, betekent dit dat de klant sneller zal moeten betalen, wat gunstig kan zijn voor je cashflow. In sectoren waar snelle betalingen de norm zijn, kan zelfs een betaaltermijn van zeven dagen overwogen worden. Het is echter belangrijk dat je klant op de hoogte is van deze korte termijn. Communiceer dit dus goed.

3. Betaling op specifieke datum

Een andere manier om duidelijkheid te verschaffen over de betaling is door een exacte vervaldatum op de factuur te vermelden. In plaats van te verwijzen naar een termijn van 30 dagen, geef je bijvoorbeeld aan dat de betaling uiterlijk op een specifieke datum moet plaatsvinden. Deze methode is bijzonder nuttig bij grotere of langetermijnprojecten waar de betaling misschien later in de maand of kwartaal plaatsvindt. Het kan ook een oplossing zijn voor wie niet op standaard momenten factureert. Zo kun je de betaaltermijn altijd vastleggen op de laatste dag van de volgende maand. Dat schept duidelijkheid.

4. Voorschot of aanbetaling

Bij grotere opdrachten of maatwerkprojecten is het gebruikelijk om een voorschot of aanbetaling te vragen. Dit kan bijvoorbeeld 30% van het totale bedrag zijn, met de restbetaling bij oplevering. Dit beschermt je tegen financiële risico’s en zorgt ervoor dat je de nodige middelen hebt om het project te starten. Voorschotten werken ook motiverend voor de klant om het project door te zetten. De afspraken over een voorschot dienen duidelijk op de factuur vermeld te worden, inclusief de percentages en resterende betalingen.

5. Automatische incasso

Bij terugkerende diensten of abonnementen is een automatische incasso vaak de meest efficiënte betalingsmethode. Hiermee geef je de klant toestemming om het bedrag automatisch van hun rekening te laten afschrijven. Dit bespaart tijd voor zowel jou als de klant en verlaagt het risico op late betalingen. Het is belangrijk dat je klant instemt met deze regeling en dat de afspraken hierover duidelijk op de factuur staan vermeld.

6. Betaling onder rembours

Hoewel minder gebruikelijk, is betaling onder rembours een optie voor fysieke leveringen. De klant betaalt hierbij het factuurbedrag op het moment van de levering. Deze betalingsmethode kan handig zijn bij leveringen van hoge waarde of bij nieuwe klanten, waarbij je meer zekerheid wilt over de betaling. Het nadeel is dat er vaak extra kosten verbonden zijn aan deze methode, wat je dan weer moet doorberekenen aan de klant. Ook daarover dien je goed te communiceren.

Juiste betalingsvoorwaarden kiezen

Bij het kiezen van betalingsvoorwaarden is het belangrijk om een balans te vinden tussen je eigen cashflowbehoeften en de verwachtingen van je klanten. Klanten zullen sneller geneigd zijn om samen te werken als je flexibiliteit biedt, maar die flexibiliteit moet niet ten koste gaan van je eigen financiële gezondheid. Houd ook rekening met het risico dat de klant genereert. Financieel sterke klanten kun je meer vrijheid gunnen dan klanten die in slechte papieren zitten. In het laatste geval kun je maar beter om een aanbetaling vragen.