Do’s-and-don’ts bij factureren

Als ondernemer weet je wellicht wel wat een factuur is en weet je ook dat het een van de belangrijkste documenten van je onderneming is. Zonder facturen geen centen en ook geen kosten die ervoor zorgen dat je minder belastingen dient te betalen. Wellicht zal je dan ook bij de vleet facturen opstellen. Met een goed factuurprogramma is dat heel eenvoudig. Toch moet je hierbij ook rekening houden met een aantal do’s-and-don’ts.

Verplichte gegevens op een factuur

Op een factuur hoor je heel wat gegevens te plaatsen. Het gaat niet alleen om de gegevens van de afnemer, maar ook om de eigen gegevens. Voor de ontvanger is het namelijk belangrijk dat hij goed weet wie de afzender van de factuur is. Plaats daarom zeker jouw eigen gegevens bovenaan de factuur. Ook je bankgegevens en NAW-gegevens mogen daarbij niet ontbreken.

Do: controleer of alle verplichte gegevens op de factuur staan. Lees op deze website nog even na wat er allemaal op een factuur moet staan.

Don’t: vergeten om verplichte gegevens te vermelden, zoals je eigen btw-nummer of KvK-nummer. Of een fout in de naam van de klant. De Belastingdienst eist namelijk dat de tenaamstelling klopt.

Extra vermeldingen op een factuur

Naast de gegevens die verplicht op een factuur aanwezig dienen te zijn, kan je ook extra informatie op de factuur opnemen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een ten aanzien van op te nemen of om een contactpersoon te vermelden. Dat is niet per se de persoon die de factuur dient te betalen, maar het is wel je contactpersoon binnen het bedrijf. Als men intern vragen heeft over de factuur, weet men dat ze bij deze persoon terechtkunnen.

Do: zorg voor herkenbaarheid en plaats je logo op je factuur. Zorg er bovendien voor dat je factuur aan alle factuureisen voldoet en netjes past binnen de huisstijl van je onderneming. Vermeld daarnaast een vervaldatum op de factuur. Dat is zowel handig voor jouw administratie als voor de administratie van de tegenpartij.

Don’t: een verkeerd factuurnummer of een foute factuurdatum vermelden. Hierdoor wordt het wel erg lastig om de factuur te identificeren en de Belastingdienst zal het je niet in dank afnemen.

Informatie over de producten en diensten

In het middelste gedeelte van de factuur neem je altijd informatie op over de producten en de diensten die de klant heeft afgenomen. Dit is niet alleen belangrijke informatie voor de klant, maar ook voor de Belastingdienst. Op basis van deze informatie kan een controleur namelijk het beroepsmatige karakter van een aankoop beoordelen, net als bijvoorbeeld het btw-tarief en de aftrekbaarheid.

Do: neem een gedetailleerde beschrijving op van alle afgenomen producten en diensten, de aantallen, de gepresteerde uren, de verzendkosten enzovoort.

Don’t: een totaalprijs per factuurregel vergeten of het verkeerde btw-percentage toepassen.

Facturen verzenden

Ten slotte is het tijd om de factuur te verzenden. Er zijn verschillende manieren waarop je dat kan doen. Je kan bijvoorbeeld de factuur per mail of per post verzenden. Overleg in ieder geval met de klant en ga na wat de door hem gewenste verzendwijze is. Ga bijvoorbeeld na naar welk mailadres de factuur mag worden verzonden.

Do: verstuur facturen bij voorkeur per mail of kies voor een e-factuur. Dat is goed voor je portemonnee en voor de planeet.

Don’t: facturen verzenden op een wijze die de klant niet wenst. Dat is niet alleen vervelend, maar het zorgt er ook voor dat facturen niet (tijdig) worden betaald.