E-facturatie wordt steeds belangrijker voor B2G-ondernemingen

E-facturatie bij B2G-ondernemingen: duidelijke groei sinds 2018

Sinds 18 april 2019 is de Europese richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten van toepassing. Hierdoor moeten overheden bij overheidsopdrachten e-facturen, niet te verwarren met een pdf’je dat in bijlage bij een mail wordt toegevoegd, accepteren. Eerder werden digitale facturen al gelijkgesteld met papieren facturen, ook wat de btw betreft. Hierdoor hoeven er geen papieren facturen meer worden uitgeprint, in een envelop worden gestoken en van een postzegel worden voorzien. Dit maakt de facturatie sneller en goedkoper.

Het aangehaalde onderzoek toont aan dat het percentage e-facturen aan overheidsinstanties sinds mei 2018 is beginnen toenemen, terwijl alles in augustus 2019 in een stroomversnelling kwam. In augustus 2019 heeft de Rijksoverheid per slot van rekening aangegeven dat het strenger zou handhaven op het e-facturatiebeleid. De stijging zou verder te maken hebben met de toegankelijkheid van het PEPPOL-kanaal. PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement On-Line en is een beveiligd netwerk waarover e-facturen worden verzonden. Het gebruik van dit netwerk biedt veel voordelen:

• Het is een beveiligd netwerk waartoe enkel via gecertificeerde access points toegang kan worden verkregen
• Het is een gesloten netwerk waardoor financiële data veilig wordt uitgewisseld
• Uitgewisselde informatie wordt correct en automatisch geïnterpreteerd, met verregaande mogelijkheden tot automatisatie. Dit zorgt voor zowel tijdswinst als voor foutreductie

E-facturatie heeft duidelijke groeimogelijkheden in het B2B-segment

Daarnaast toont het onderzoek aan dat steeds meer B2B-organisaties e-facturatie in hun inkoopvoorwaarden opnemen en leveranciers actief benaderen om op deze manier te factureren, uiteraard in functie van de vele voordelen en in het kader van de tijdsbesparing die het oplevert. Toch toont het tegelijkertijd aan dat hier nog steeds veel winst te behalen valt.

Voor dergelijke B2B-facturen kan men UBL-facturen gebruiken. UBL-facturen zijn digitale facturen die in een standaardformaat zijn opgemaakt. Ook voor de facturatie via het PEPPOL-kanaal worden UBL-facturen gebruikt, maar bij B2B-facturatie kunnen ze natuurlijk op andere manieren worden overgedragen. De voordelen zijn in ieder geval gelijkaardig. Zo kunnen dergelijke UBL-facturen rechtstreeks naar het boekhoudprogramma van de klant vertrekken waar ze automatisch en sneller kunnen worden verwerkt, zonder risico op fouten. De factuur wordt daar automatisch omgezet in een boekingsvoorstel dat de klant kan accepteren, aanpassen of weigeren. Hoe dan ook zorgt het voor een razendsnel facturatieproces waarbij de klant veel tijd bespaart en de leveranciers vaak sneller hun geld zien.

Facturatiesoftware voor e-facturatie vinden

Er zijn talloze redenen waarom sommige bedrijven nog steeds achterwege blijven en wel vaker spelen technische beperkingen een rol. Er zijn echter steeds meer facturatieprogramma’s die UBL-facturen toestaan. Via onze online vergelijker voor facturatiesoftware is het eenvoudig om facturatieprogramma’s met UBL-facturatiemogelijkheden te vinden. Kies zelf aan welke eisen de facturatiesoftware moet voldoen en krijg meteen een aantal goede opties te zien.