Een (betaalde) factuur betwisten: wat moet je hierover weten?

Nadat je een factuur hebt opgesteld, heeft de klant de mogelijkheid om deze factuur te betwisten. Voor klanten is tijdig een foute of onterechte factuur betwisten enorm belangrijk. Wat bij een factuur betwisten de termijn is? En hoe een factuur betwisten verloopt? We leggen het hieronder voor je uit.

Factuur betwisten: termijn om rekening mee te houden

Het is belangrijk dat klanten tijdig klagen, ook over bijvoorbeeld een onjuiste factuur. Wie niet tijdig klaagt, kan namelijk zijn rechten verliezen. Anderzijds moet de klant een redelijke termijn krijgen om een factuur te controleren. Deze redelijke termijn komt niet automatisch overeen met de betaaltermijn van de factuur. Er moet met andere woorden rekening worden gehouden met de omstandigheden van het geval. Onder andere de complexiteit van de factuur en de aard van de fout – is deze eenvoudig op te merken of is er wat meer onderzoek nodig? – spelen daarbij een rol. Vaak gaan rechters uit van een termijn van een tot twee maanden.

Eerder oordeelde de rechtbank Utrecht bijvoorbeeld dat een protest dat drie maanden na de laatste factuur en acht maanden na de eerste factuur werd gedaan laattijdig is. In dit geval was de fout wel heel eenvoudig en had men het zonder veel onderzoek kunnen opmerken. Dat is niet altijd het geval

Factuur betwisten: termijn afspreken

Het is niet zo dat er in de wet omtrent een factuur betwisten een termijn is opgenomen. Dat zorgt soms voor discussies en voor je het weet moet een rechter hierover een uitspraak doen. Wie dit wil voorkomen, kan hier vooraf afspraken over maken. Bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden kan met betrekking tot de factuur betwisten een termijn worden afgesproken. Zo weet iedereen meteen waar hij aan toe is. De klant weet dat hij voldoende snel facturen moet controleren en jij weet dat als er na bijvoorbeeld 30 dagen nog geen betwisting is gevolgd, de factuur is geaccepteerd.

Hoe een factuur betwisten?

Een klant moet niet alleen tijdig een onterechte factuur betwisten, hij moet dat ook voldoende duidelijk doen. Wil men een onterechte factuur betwisten, dan moet men duidelijk aangeven welke factuur men betwist en om welke reden. Omdat het een en ander naderhand moet worden aangetoond, is het aan te raden om dit schriftelijk te doen. Ook over hoe een factuur betwisten verloopt, kunnen er in de algemene voorwaarden afspraken worden gemaakt.

Een betaalde factuur betwisten

Eerder haalden we al aan dat dat de protesttermijn niet per se overeenkomt met de betaaltermijn. Deze kan dus langer zijn. In de praktijk neemt men echter aan dat het betalen van een factuur ook het accepteren van de factuur betekent. Want wie betaalt nu zomaar iets, zonder eerst het een en ander te controleren? Er zijn natuurlijk uitzonderingen op de regel. Zo zou een klant in de problemen kunnen komen als hij niet tijdig betaalt, omdat andere leveringen dan worden stopgezet. In zo’n geval is het aan te raden om onder protest te betalen. De klant zal dan bij het betalingskenmerk iets noteren als “Betaling onder protest en mits voorbehoud van rechten”. Het is ook belangrijk dat de klant dan duidelijk aangeeft waarom hij onder protest betaalt. Hij moet dus nog steeds de factuur betwisten.