Een factuur versturen: welke regels kleven daaraan?

Leestijd: ongeveer 2 minuten 26 augustus 2022 0 reacties

Er zijn verschillende manieren om facturen te versturen, bijvoorbeeld per post of per e-mail. Soms kan je niet kiezen op welke manier je dit doet. Bovendien dien je rekening te houden met een uiterste uitreikingsdatum en met verjaartermijnen. We beantwoorden een aantal veelgestelde vragen hieromtrent.

Moet ik verplicht een factuur versturen?

In de eerste plaats is het belangrijk om te weten wanneer een factuur versturen verplicht is. Dat is in principe het geval als je levert aan andere ondernemers of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn (verenigingen en stichtingen). Bij de verkoop van goederen of diensten aan particulieren is het in principe niet verplicht om een factuur te versturen. Er zijn wel uitzonderingen, bijvoorbeeld bij het leveren van een auto aan een particulier in een ander EU-land.

Wanneer moet ik een factuur versturen?

Ten tweede moet je erop toezien dat je de factuur tijdig verstuurt. In principe geldt dat je de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd, dient te verzenden. Dit is onder andere belangrijk voor de btw-administratie, want de factuurdatum is leidend voor het moment waarop je btw dient af te dragen. Na het versturen van de factuur heeft de klant nog een betalingstermijn. Deze betalingstermijn kan contractueel overeen zijn gekomen. Daarbij zijn er wel een aantal regels van toepassing. Ten opzichte van consumenten moet de termijn bijvoorbeeld redelijk zijn. Ten opzichte van bedrijven geldt er in principe een maximale betalingstermijn van 60 dagen en voor grootbedrijven van dertig dagen. Er zijn wel een aantal uitzonderingen op deze termijnen.

Dit wil echter niet zeggen dat als je een factuur later verzendt, de klant het niet langer hoeft te betalen. De verjaringstermijn is namelijk veel langer. Een factuur verjaart in principe vijf jaar na de voorgeschreven betaaltermijn. Bij de verkoop van producten aan particulieren geldt een verjaartermijn van twee jaar.

Hoe moet ik de factuur versturen?

Je factuur kan je op papier sturen, maar ook digitaal of elektronisch. Elektronisch factureren is binnen de gehele EU toegestaan. Daarbij wordt de e-factuur rechtstreeks vanuit het eigen geautomatiseerde systeem naar een systeem van de klant verzonden. Als je een pdf’je per mail verzendt, spreken we van digitaal factureren. In principe ben je vrij om te beslissen of je een factuur per post verzendt of kiest voor een digitale of elektronische variant. Er zijn wel een aantal uitzonderingen:

  • Als leverancier van de Rijksoverheid is het verplicht om e-facturen te versturen
  • Andere EU-landen kunnen eigen regels stellen aan (elektronisch) factureren
  • De algemene voorwaarden of de contractvoorwaarden kunnen een bepaalde manier van factureren voorschrijven

Houd er rekening mee dat de bewijslast bij jou ligt. Jij moet bewijzen dat de klant de factuur heeft ontvangen. Bij een factuur per post is dit niet mogelijk. Als er geen reactie komt, is het daarom belangrijk om de herinnering per aangetekende brief te versturen en om daarbij concreet te verwijzen naar de eerder bezorgde factuur. Bij facturen die per mail zijn verzonden, is het belangrijk om de mailcorrespondentie te bewaren.

De best gewaardeerde factuurprogramma's van 2022!

(168 reviews)9.7/10
e-Boekhouden.nl factuurprogramma Vanaf € 9,95 p/m
Gratis voor starters
Ongekend eenvoudig
Onbeperkt factureren
e-Boekhouden.nl factureren en boekhouden Vanaf € 13,90 p/m
Inclusief boekhouden
Gratis voor starters
120 facturen per jaar
e-Boekhouden.nl factuurprogramma € 9,50 p/m
Gratis voor starters
Ongekend eenvoudig
Ongelimiteerd
e-Boekhouden.nl factureren en boekhouden € 24,00 p/m
Inclusief boekhouden
Gratis voor starters
Ongelimiteerd
(2 reviews)9.0/10
Factuurprogramma van Ficsus € 5,95 p/m
IDEAL link op factuur
Gratis ondersteuning
Gratis uitproberen
(85 reviews)9.6/10
Silvasoft factuurprogramma € 6,95 p/m
Ongelimiteerd
Eigen opmaak
Mobiele app
Silvasoft factureren en boekhouden € 18,90 p/m
Ongelimiteerd
Eigen opmaak
Incl. boekhouden
Silvasoft factureren en urenregistratie € 10,90 p/m
Ongelimiteerd
Eigen opmaak
Incl. urenregistratie
Silvasoft factureren en voorraadbeheer € 11,90 p/m
Ongelimiteerd
Eigen opmaak
Incl. voorraadbeheer
Silvasoft factureren en projectmanagement € 12,90 p/m
Ongelimiteerd
Eigen opmaak
Incl. projectbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en urenregistratie € 22,85 p/m
Ongelimiteerd
Incl. boekhouden
Incl. urenregistratie
Silvasoft factureren, urenregistratie en voorraadbeheer € 15,85 p/m
Ongelimiteerd
Incl. urenregistratie
Incl. voorraadbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en voorraadbeheer € 23,85 p/m
Ongelimiteerd
Incl. boekhouden
Incl. voorraadbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en projectmanagement € 24,85 p/m
Ongelimiteerd
Incl. boekhouden
Incl. projectbeheer
Silvasoft factureren, urenregistratie en meer € 21,80 p/m
Incl. urenregistratie
Incl. voorraadbeheer
Incl. projectbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en meer € 29,80 p/m
Incl. boekhouden
Incl. voorraadbeheer
Incl. projectbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en meer € 28,80 p/m
Incl. boekhouden
Incl. urenregistratie
Incl. projectbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en meer € 27,80 p/m
Incl. boekhouden
Incl. urenregistratie
Incl. voorraadbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en meer € 33,75 p/m
Incl. urenregistratie
Incl. voorraadbeheer
Incl. projectbeheer

Vergelijk alle factuurprogramma's op prijs, reviews en functies!

Tags:

e-factuur, factureren, versturen, verzenden

Doorlezen:

Geen reacties

Plaats reactie

Er zijn nog geen reacties op dit artikel. Plaats als eerste een reactie!

Plaats reactie

TIP!
Sneller een factuurprogramma vinden dat aansluit bij jouw wensen?

Doe de keuzewijzer!