Een factuur versturen: welke regels kleven daaraan?

Er zijn verschillende manieren om facturen te versturen, bijvoorbeeld per post of per e-mail. Soms kan je niet kiezen op welke manier je dit doet. Bovendien dien je rekening te houden met een uiterste uitreikingsdatum en met verjaartermijnen. We beantwoorden een aantal veelgestelde vragen hieromtrent.

Moet ik verplicht een factuur versturen?

In de eerste plaats is het belangrijk om te weten wanneer een factuur versturen verplicht is. Dat is in principe het geval als je levert aan andere ondernemers of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn (verenigingen en stichtingen). Bij de verkoop van goederen of diensten aan particulieren is het in principe niet verplicht om een factuur te versturen. Er zijn wel uitzonderingen, bijvoorbeeld bij het leveren van een auto aan een particulier in een ander EU-land.

Wanneer moet ik een factuur versturen?

Ten tweede moet je erop toezien dat je de factuur tijdig verstuurt. In principe geldt dat je de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd, dient te verzenden. Dit is onder andere belangrijk voor de btw-administratie, want de factuurdatum is leidend voor het moment waarop je btw dient af te dragen. Na het versturen van de factuur heeft de klant nog een betalingstermijn. Deze betalingstermijn kan contractueel overeen zijn gekomen. Daarbij zijn er wel een aantal regels van toepassing. Ten opzichte van consumenten moet de termijn bijvoorbeeld redelijk zijn. Ten opzichte van bedrijven geldt er in principe een maximale betalingstermijn van 60 dagen en voor grootbedrijven van dertig dagen. Er zijn wel een aantal uitzonderingen op deze termijnen.

Dit wil echter niet zeggen dat als je een factuur later verzendt, de klant het niet langer hoeft te betalen. De verjaringstermijn is namelijk veel langer. Een factuur verjaart in principe vijf jaar na de voorgeschreven betaaltermijn. Bij de verkoop van producten aan particulieren geldt een verjaartermijn van twee jaar.

Hoe moet ik de factuur versturen?

Je factuur kan je op papier sturen, maar ook digitaal of elektronisch. Elektronisch factureren is binnen de gehele EU toegestaan. Daarbij wordt de e-factuur rechtstreeks vanuit het eigen geautomatiseerde systeem naar een systeem van de klant verzonden. Als je een pdf’je per mail verzendt, spreken we van digitaal factureren. In principe ben je vrij om te beslissen of je een factuur per post verzendt of kiest voor een digitale of elektronische variant. Er zijn wel een aantal uitzonderingen:

• Als leverancier van de Rijksoverheid is het verplicht om e-facturen te versturen
• Andere EU-landen kunnen eigen regels stellen aan (elektronisch) factureren
• De algemene voorwaarden of de contractvoorwaarden kunnen een bepaalde manier van factureren voorschrijven

Houd er rekening mee dat de bewijslast bij jou ligt. Jij moet bewijzen dat de klant de factuur heeft ontvangen. Bij een factuur per post is dit niet mogelijk. Als er geen reactie komt, is het daarom belangrijk om de herinnering per aangetekende brief te versturen en om daarbij concreet te verwijzen naar de eerder bezorgde factuur. Bij facturen die per mail zijn verzonden, is het belangrijk om de mailcorrespondentie te bewaren.