Europese regels voor facturen

Wie zakendoet binnen de Europese Unie krijgt niet alleen te maken met nationale factuurregels, maar ook met Europese voorschriften. Die regels zijn vooral belangrijk in het kader van grensoverschrijdende transacties tussen ondernemers, bij btw-verplichtingen en bij betalingstermijnen. De kern van het verhaal is dat een factuur voldoende informatie moet bevatten om de transactie, de btw-behandeling en de betrokken partijen correct te kunnen controleren. Daarnaast wil de EU voorkomen dat ondernemingen financieel in de problemen komen doordat facturen te laat worden betaald.

Europese basis voor factuurregels

De belangrijkste Europese regeling voor facturen is Richtlijn 2006/112/EG, de zogeheten btw-richtlijn. Deze richtlijn vormt de basis van het gemeenschappelijke btw-stelsel in de EU. De artikelen 217 tot en met 240 gaan specifiek over facturering, waaronder de definiëring van het begrip factuur, de verplichting om een factuur uit te reiken, de inhoud van facturen en elektronische facturen. De Europese Commissie geeft aan dat facturen onder EU-regels verplicht zijn bij de meeste transacties tussen ondernemingen en bij bepaalde transacties met niet-belastingplichtige rechtspersonen.

De btw-richtlijn schrijft niet elk praktisch detail volledig uit. Lidstaten behouden ruimte om nationale regels toe te passen, bijvoorbeeld over bewaartermijnen of administratieve vormvereisten. Toch mogen nationale regels de werking van het Europese btw-stelsel niet doorkruisen. Daardoor ontstaat een gemeenschappelijk kader, terwijl de exacte uitvoering per land kan verschillen.

Welke gegevens moeten op een EU-factuur staan?

Bij binnenlandse facturen gelden de gewone nationale factuurvereisten. Bij grensoverschrijdende handel binnen de EU komen daar vaak extra aandachtspunten bij. Vooral het btw-identificatienummer is belangrijk. Wanneer een Nederlandse ondernemer goederen levert aan een btw-plichtige klant in een andere EU-lidstaat, moet duidelijk zijn wie de leverancier is, wie de afnemer is en welk btw-regime wordt toegepast. In veel gevallen moeten daarom zowel het btw-nummer van de leverancier als dat van de klant op de factuur staan. Ook de aard van de levering speelt een rol. Voor goederen, diensten, intracommunautaire leveringen, verleggingsregelingen en vrijgestelde prestaties kunnen verschillende vermeldingen nodig zijn. Een factuur moet in elk geval voldoende gegevens bevatten om de transactie te identificeren: datum, factuurnummer, gegevens van leverancier en klant, omschrijving van de goederen of diensten, maatstaf van heffing, btw-tarief, btw-bedrag of de reden waarom geen btw wordt aangerekend.

Elektronische facturen

De Europese btw-richtlijn erkent zowel papieren als elektronische facturen. Een elektronische factuur is niet zomaar een pdf die per e-mail wordt verstuurd, maar een factuur die elektronisch wordt uitgereikt en ontvangen. De lidstaten moeten ervoor zorgen dat de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Voor overheidsopdrachten bestaat daarnaast Richtlijn 2014/55/EU over elektronische facturering bij overheidsopdrachten. Die richtlijn heeft gezorgd voor een Europese norm voor e-facturatie in de publieke sector.

Europese regels over betalingstermijnen

Facturen moeten niet alleen correct worden opgesteld, maar ook tijdig worden betaald. Daarvoor is vooral Richtlijn 2011/7/EU betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties van belang. Deze richtlijn geldt voor transacties tussen ondernemingen en voor transacties tussen ondernemingen en overheden. Volgens de Europese Commissie moeten overheden in principe binnen 30 dagen betalen, met slechts beperkte uitzonderingen. Voor ondernemingen geldt dat betaling binnen 60 dagen moet gebeuren, tenzij uitdrukkelijk een andere termijn werd afgesproken en die afspraak niet kennelijk onbillijk is voor de schuldeiser. Bij laattijdige betaling ontstaat automatisch recht op interest en minstens 40 euro vergoeding voor invorderingskosten.

Wanneer er tussen ondernemingen geen duidelijke contractuele afspraak bestaat, is een betalingstermijn van 30 dagen het uitgangspunt. Bij overeenkomsten tussen ondernemingen kan een langere termijn dus mogelijk zijn, maar niet onbeperkt. Een betalingsbeding dat de schuldeiser onredelijk benadeelt, kan strijdig zijn met de Europese regeling.

Rechtspraak over factuurvereisten

Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft meerdere keren benadrukt dat factuurvereisten belangrijk zijn, maar niet altijd doorslaggevend mogen zijn wanneer de materiële btw-voorwaarden vervuld zijn. Dit gebeurde onder meer in de arresten Senatex (C-518/14) en Barlis 06 (C-516/14). Hierbij kwam naar voren dat een aftrek van voorbelasting niet zomaar mag worden geweigerd wegens louter formele gebreken, wanneer de belastingadministratie over de nodige gegevens beschikt om de inhoudelijke voorwaarden te controleren. Die rechtspraak maakt duidelijk dat facturen correct moeten zijn, maar dat het btw-recht ook rekening houdt met het neutraliteitsbeginsel. Ook bij betalingsachterstand speelt de rechtspraak een rol. Het Hof heeft onder meer verduidelijkt dat lidstaten de uitzonderingen op langere betalingstermijnen niet te ruim mogen toepassen. De Europese regels willen namelijk vermijden dat vooral kleinere ondernemingen als kredietverstrekker van grotere klanten of overheden worden gebruikt.