Heeft een klant zonder factuur recht op garantie?

Het is belangrijk dat consumenten hun kassabonnen en facturen zorgvuldig bewaren. Wanneer ze later de garantie inroepen omdat het product voortijdig niet meer naar behoren functioneert, is dit het eerste bewijs dat ze hebben. Het is echter niet omdat ze de factuur of het bonnetje verloren hebben dat ze hun recht op garantie verliezen.

Factuur of bonnetje als garantiebewijs

Het kassabonnetje of factuur is inderdaad het eerste waarop de klant zich kan beroepen om de garantie in te roepen. Maar het is natuurlijk niet omdat ze niet meer over het ontegensprekelijk bewijs beschikken dat ze daardoor ook hun recht op garantie verliezen. Ze moeten dan natuurlijk wel met andere bewijsstukken komen. Denk bijvoorbeeld aan een bankafschrift, een foto van de factuur of een verklaring van de medewerker die de klant zich kan herinneren. Daarnaast mag de klant natuurlijk wel op enige coulance rekenen en mag je gerust ook even terugkijken in je eigen administratie of in het kassasysteem. Uiteindelijk moet jij de administratie lang bewaren en kan je heus wel even het nodige voor de klant doen.

Facturen 7 tot 10 jaar bewaren

Alle facturen die je opstelt, moet je in principe zeven jaar bewaren in de vorm waarin je ze hebt verstuurd. Elektronische facturen bewaar je dus elektronisch en papieren facturen bewaar je fysiek. In sommige gevallen loopt de bewaartermijn op tot 10 jaar, bijvoorbeeld bij elektronische diensten. Hoe dan ook is de bewaartermijn over het algemeen veel langer dan de garantietermijn, waardoor je een factuur wel in je boekhouding terug kan vinden. In het kassasysteem is het vaak minder handig, zeker als er contant werd betaald.

Er moet wel sprake zijn van recht op garantie

Bovenstaande is natuurlijk anders wanneer het niet gaat om een ondeugdelijk product. Wanneer een klant enkel spijt heeft van de aankoop en er geen andere problemen aan de basis liggen, zoals een verkoper die andere dingen beloofde met een glad praatje, heeft de klant niet het recht om het product om te ruilen. Dat is evenmin het geval als de klant een factuur of een kassabon heeft. Hier kan je dus perfect eisen dat de klant minstens de factuur of kassabon kan voorleggen en weigeren om zelf het nodige te doen. Vergeet natuurlijk niet dat je de klant dan misschien wel definitief kwijt bent.

Tips om facturen niet te verliezen

Je kan het jezelf en de klanten eenvoudig maken door alle aankopen aan een klantenkaart te koppelen. Hierdoor kan je eenvoudig terugkijken naar welk product de klant op welk moment heeft aangekocht. Omdat je via de klantenkaart persoonsgegevens verwerkt, heb je wel eerst de toestemming van de klant nodig en speelt de privacywetgeving mee. Zie het dan ook als een extra service die je niet zomaar kan verplichten.

Ten slotte raden we aan om de facturatiesoftware steeds aan je boekhoudsoftware te koppelen. Hierdoor komt de factuur automatisch in je administratie terecht en blijft die langdurig bewaart, net zoals het hoort. Ben je op zoek naar goede facturatiesoftware? Maak dan gebruik van onze vergelijker voor facturatie software.