Hoe factureer ik reiskosten aan mijn klant?

Als ondernemer ben je wellicht vaak onderweg, bijvoorbeeld voor klantenbezoeken, om te vergaderen of om goederen te vervoeren. Reiskosten maken deel uit van de bedrijfskosten die je maakt en zijn dan ook aftrekbaar. Voorbeelden van reiskosten zijn kosten die je maakt voor verplaatsingen met je auto of voor verplaatsingen met het openbaar vervoer. Een deel van deze reiskosten maak je in opdracht van de klant en het is toegestaan om ze aan de klant te factureren. Er zijn twee manieren waarop je dat kunt doen.

Reiskosten als onderdeel van het uur- of projecttarief

In de eerste plaats kan je beslissen om de reiskosten niet apart te verwerken. Dan maakt het net als de andere bedrijfskosten deel uit van je uurtarief of het projecttarief. Bij het berekenen van je uur- of projecttarief houd je al rekening met de gemiddelde kosten die je maakt. Het gefactureerde tarief dekt deze kosten en zorgt voor een eerlijke vergoeding voor het werk, waardoor je op het einde van de rit geld overhoudt.

Reiskosten apart factureren

Een alternatieve werkwijze is om naast je uurtarief de bedrijfskosten die je voor de klant maakt door te rekenen. Op je factuur neem je dan een lijntje met reiskosten op. Deze werkwijze is toegestaan en heeft zowel voordelen als nadelen. Het grote voordeel is dat je ten opzichte van de klant veel transparanter bent over de kosten die je maakt. Hierdoor begrijpen klanten beter waarom je wat factureert en dat komt het vertrouwen ten goede. Tegelijkertijd ben je zeker dat je reiskosten daadwerkelijk worden vergoed.

Het nadeel is dan weer dat deze werkwijze extra administratie met zich meebrengt, want je moet de reiskosten natuurlijk allemaal bijhouden. Om je te wapenen tegen latere discussies, kan je dus maar beter bonnetjes bijhouden. Daarnaast maakt het facturen minder voorspelbaar, waardoor je bijvoorbeeld niet met vaste prijzen kan werken. Ten slotte opent het deuren voor nodeloze discussies. Je zal zelf de nodige afwegingen moeten maken en moeten nagaan of de reiskosten apart factureren al dan niet wenselijk is.

Voor de Belastingdienst geldt dit gewoon als een onderdeel van de vergoeding voor je prestaties en moet je dus hetzelfde btw-tarief als voor je andere prestaties toepassen. In principe zal dat 21% zijn, maar dat hoeft niet per se het geval te zijn.

Reistijd als werktijd factureren

Niet alleen is het mogelijk om de reiskosten apart te factureren, bovendien kan je de reistijd ook als werktijd factureren. De redenering is dat je voor de klant tijd in de auto of op de trein doorbrengt en dat je die tijd niet kan spenderen aan ander werk. Bovendien kan het dat je tijdens je reis, bijvoorbeeld op de trein, nog wat werkt voor de klant. Dan is het niet onlogisch om de reistijd ook als werktijd te factureren. Vaak wordt er gekozen voor een middenweg en past men tijdens de reistijd 50% van het normale tarief toe, maar zowel meer als minder is toegestaan.

Het belangrijkste bij dit alles is dat je hier vooraf goede afspraken over maakt met de klant, zodat hij achteraf niet voor verrassingen komt te staan. Ook andere afspraken zijn daarbij mogelijk. Zo kan het bijvoorbeeld dat je reiskosten apart factureert, maar daarbij met een forfaitair bedrag per kilometer werkt. Ook dergelijke afspraken zijn geldig.