Hoe maak ik een factuur voor de verkoop van activa?

Als je activa verkoopt, moet je een factuur opstellen. Dit is niet moeilijk en verschilt maar weinig van hoe je gewoonlijk facturen opstelt. De factuur moet uiteraard aan de factuureisen voldoen, je moet de juiste gegevens vermelden en je moet natuurlijk het juiste btw-tarief toepassen. De boekhoudkundige verwerking is wel anders.

Factuur maken bij de verkoop van activa

Bij het verkopen van activa, zoals de auto van de zaak, maak je ook gewoon een verkoopfactuur. Wat dit betreft, is er dus geen verschil met de verkoop van voorraden of met het factureren van geleverde diensten. Het kan wel gebeuren dat het toe te passen btw-percentage anders is dan wat je gewend bent. Het algemene tarief in ons land bedraagt 21% en de kans is dan ook groot dat je bij de verkoop van activa een factuur moet maken met 21% btw.

Voor een aantal goederen geldt echter een 9%- of zelfs een 0%-tarief. Het gaat onder andere om de levering van schepen (0%), vliegtuigen (0%), kunst (9%) en antiek (9%). Bij een verkoop aan een buitenlandse klant gelden mogelijk afwijkende regels. In onze eerdere blog lees je hoe een factuur maken voor een buitenlandse klant werkt en waar je zoal rekening mee dient te houden.

Correct verwerken in de boekhouding

Voor de facturering gelden met andere woorden weinig bijzonderheden en worden de algemene regels toegepast. In de boekhouding is de verwerking wel anders dan wat je gewend bent van het factureren van geleverde voorraadgoederen en gepresteerde diensten. Het actief zal eerder al zijn afgeschreven en er is sprake van een restwaarde. Dit moet weg worden geboekt en het verschil zal als winst of verlies in de boekhouding moeten worden verwerkt. Je boekhouder zal dit voor jou doen.

Als je een boekhoudprogramma gebruikt, wordt dit over het algemeen automatisch goed verwerkt en kan je in enkele klikken de verkoop van je activa in het programma verwerken. In onze top 3 factuurprogramma’s vind je factuurprogramma’s terug die compatibel zijn met boekhoudprogramma’s, wat de boekhoudkundige verwerking eenvoudiger maakt.

Self-billing als alternatief

Het is niet altijd nodig om zelf een factuur te maken. In de autosector is het bijvoorbeeld gewoon dat een vorige auto aan de garage wordt afgestaan in ruil voor een inruilkorting. Meestal doet het garagebedrijf daarbij aan self-billing, zij maken jouw factuur. Enerzijds doen ze dit omdat ze zo weten dat alles correct wordt gefactureerd. Anderzijds hoeven ze niet per klant – ondernemer of consument – na te gaan of die al dan niet zelf kan factureren en vervolgens het een en ander op te volgen. Het biedt zekerheid en het zorgt voor een administratieve vereenvoudiging.

Self-billing is toegestaan. Het garagebedrijf mag dus in naam en voor rekening van de ondernemer die de auto inruilt een factuur opmaken en deze factuur mag je ook gewoon in je administratie verwerken. Het is wel zo dat de inruil van de auto en de aankoop van de auto niet op één factuur mag worden opgenomen. Het garagebedrijf zal dus een verkoopfactuur moeten maken voor de verkoop van de auto en zal via self-billing zijn inkoopfactuur moeten maken voor de ingeruilde auto.

De factuur die door het garagebedrijf wordt opgesteld, moet verder aan alle factuureisen voldoen. De factuurdatum moet bijvoorbeeld worden vermeld, er moet een omschrijving zijn van de ingeruilde auto, het btw-identificatienummer moet op de factuur zijn weergegeven, enzovoort. Het moet ook duidelijk zijn dat het om self-billing gaat. Daarvoor zal het garagebedrijf op de factuur vermelden dat de factuur door de afnemer is uitgereikt.

Uiterlijk de vijftiende van de maand die volgt op het inruilen, moet de ondernemer over deze factuur beschikken. Als er niet tijdig een factuur is, kan de Belastingdienst een boete opleggen. Hierboven is het voorbeeld van het inruilen van een auto aangehaald, maar uiteraard kan self-billing ook in andere situaties worden toegepast.