Hoe maak ik een factuur voor een waarborgsom?

Het vragen van een waarborg is heel gewoon bij het verhuren van zaken of gebouwen. Een waarborgsom helpt te garanderen dat je de zaak of het gebouw in een goede staat terugkrijgt. Als dat niet het geval is, kan de waarborg (gedeeltelijk) worden gebruikt om herstellingswerken uit te voeren. We leggen niet alleen uit hoe je een waarborgsom factureert, maar we benadrukken ook dat de exacte werkwijze per factuur- en boekhoudprogramma kan verschillen.

Een waarborgsom is geen inkomst of omzet

Het vragen van een waarborg is dan misschien wel niet zo bijzonder en wordt vaak gedaan, maar boekhoudkundig is het wel iets bijzonders. Dat komt omdat een borg eigenlijk geen inkomst is. Het is ook niet jouw geld, maar het is geld van de huurder dat jij als waarborg bijhoudt. Als je in een boekhoudprogramma facturen kan aanmaken, worden deze facturen vaak automatisch bij de omzet van je onderneming geboekt. Maar dat is bij een factuur voor een waarborg niet de juiste werkwijze, want het maakt geen deel uit van je omzet en je betaalt er ook geen belastingen op. Je kan een waarborgsom een beetje vergelijken met een soort van lening. Het is een van de redenen waarom het vaak ook op een soortgelijke manier in het factuur- en boekhoudprogramma wordt verwerkt.

Factuur maken voor een waarborgsom

De juiste werkwijze verschilt enigszins per boekhoudprogramma. Bij sommige boekhoudprogramma’s verwerk je de waarborg op net dezelfde manier als een lening, bij andere programma’s is er zelfs een keuzeoptie voor waarborgen. Soms moet je eerst zo’n lening of een nieuwe waarborg aanmaken, soms doet het boekhoudprogramma het automatisch als je een factuur aanmaakt en de juiste categorie aanduidt.

Als je een factuur aanmaakt, blijft het belangrijk om de juiste klantgegevens op de factuur te plaatsen. Houd je aan deze factuureisen en dan is het gegarandeerd goed. Geef op de factuur duidelijk aan dat het om een waarborgsom gaat en noteer waarvoor deze waarborg wordt ingehouden. Verwijs bijvoorbeeld naar de wagen, naar de huurovereenkomst of naar het gehuurde pand. Hoe duidelijker, hoe beter.

Geef daarna het bedrag in (exclusief btw). De waarborgsom maakt geen deel uit van de omzet of de inkomsten en dus hoeft er geen btw te worden berekend. Het maakt niet uit of de huurder een Nederlandse klant is of een buitenlandse klant. Ook de hoedanigheid (particulier of ondernemer) maakt voor de btw geen sikkepit uit. Hoewel er over de borg nooit btw wordt geheven, is dat anders als er uiteindelijk kosten moeten worden gemaakt en deze kosten met de waarborgsom worden verrekend. Dan kan je de btw wel gewoon met de kosten verrekenen. Vergeet de klant niet een factuur voor deze kosten te bezorgen.

Tip: neem in de huurovereenkomst duidelijke afspraken op omtrent de betaling van de waarborgsom. Geef bijvoorbeeld aan dat de waarborgsom binnen vijf werkdagen moet zijn betaald en dat jij de overeenkomst niet uitvoert voordat de betaling is ontvangen. Vermeld op basis van deze gemaakte afspraken de juiste vervaldatum op de factuur. Zo is het voor de klant echt duidelijk dat hij tijdig moet betalen.