Hoe moet ik Europese btw-identificatienummers controleren?

Leestijd: ongeveer 3 minuten 22 juli 2020 0 reacties

Tip: gebruik een factuurprogramma voor eenvoudig & betaalbaar factureren. Top 3:
(1) e-Boekhouden.nl  (2) Silvasoft.nl  (3) Ficsus

Om aan je fiscale verplichtingen te voldoen, moet je telkens het btw-identificatienummer van je klanten controleren. Je mag geen fout btw-identificatienummer op je factuur opnemen. Enkel zo kan je bepalen of de klant wel een ondernemer is en enkel zo kan je op de correcte manier gegevens doorspelen aan de Belastingdienst. Hoewel de grensoverschrijdende btw-wetgeving in Europa eengemaakt is, geldt dat niet voor de controleplicht. Hierdoor is het vaak even zoeken hoe je het btw-identificatienummer, dat je ook op je factuur moet opnemen, kan controleren.

Website van de Europese Commissie

Voor de controle van Europese btw-identificatienummers heeft de Europese Commissie wel een internetwebsite opgericht. Hiervoor surf je naar de VIES-tool van de Europese Commissie. Hier selecteer je het land waar de klant is gevestigd en geef je vervolgens het btw-nummer in. Houd er rekening mee dat het systeem hoofdlettergevoelig is en dat je hoofdletters dus niet als kleine letters kan ingeven (en omgekeerd). Je kan deze website ook voor Nederlandse klanten gebruiken.

De website geeft meteen mee of het btw-nummer al dan niet geldig is. Bovendien is ook de maatschappelijke benaming en het adres weergegeven, waardoor je meteen het een en ander kan controleren. Als het btw-nummer niet geldig is, neem je eerst contact op met je klant en stel je alvast geen factuur op met die gegevens. Doen we dit bijvoorbeeld voor Cloudshints, dan zie je meteen dat ons btw-nummer geldig is:

Nationale controle-initiatieven

De website geeft sowieso maar weinig informatie mee en bij Duitse klanten is het zelfs niet mogelijk om de naam- en adresgegevens te controleren. De website geeft dan enkel aan of het btw-identificatienummer al dan niet geldig is. Voor Spaanse klanten is het dan weer niet mogelijk om enkel op het btw-nummer te controleren, maar moet je tegelijkertijd ook de naam, het adres en het soort bedrijf invoeren.

Hoe dan ook behoort het tot de verantwoordelijkheid van de lidstaten om de controle in te richten, het ondernemersbestand ter beschikking te stellen en de inhoud daarvan actueel te houden. Soms is het gewoon niet mogelijk om een controle uit te voeren en dan geeft de EU-internetsite weer wat je moet doen.

Sommige landen hebben zelf een uitgebreid controleplatform opgericht waar je vaak nog meer gegevens kan terugvinden. Dat is bijvoorbeeld het geval in België waar je eenvoudig opzoekingen uitvoert in de zogenaamde Kruispuntbank van Ondernemingen. Hier vind je naast de maatschappelijke naam en de adresgegevens nog talloze andere gegevens terug zoals jaarverslagen, de statuten enzovoort. Doen we dat bijvoorbeeld voor de Delhaize Group dan krijgen we de volgende gegevens:

Ga eventueel na in welke mate een lidstaat een gelijkaardig nationaal platform heeft om btw-nummers, adresgegevens enzovoort te controleren.

Automatisch controleren van btw-nummers

Het handmatig invoeren en controleren van btw-nummers vergt enige tijd. Gelukkig is het ook mogelijk om de controle te automatiseren. Hiervoor is er een SOAP-service ontwikkeld met een WSDL-bestand, waarbij je de controletool softwarematig kan integreren. Klinkt het ingewikkeld? Als je facturatiesoftware gebruikt, heeft de aanbieder dat vrijwel altijd reeds gedaan. Op die manier hoef je geen btw-nummers te controleren en krijg je gewoon een melding als een btw-nummer niet bestaat. Vergelijk facturatiesoftware en automatiseer een aantal taken.

 

Factureren met Silvasoft

Factureren met Silvasoft

De best gewaardeerde factuurprogramma's van 2023!

(168 reviews)9.7/10
e-Boekhouden.nl factuurprogramma Vanaf € 9,95 p/m
Gratis voor starters
Ongekend eenvoudig
Onbeperkt factureren
e-Boekhouden.nl factureren en boekhouden Vanaf € 13,90 p/m
Inclusief boekhouden
Gratis voor starters
120 facturen per jaar
e-Boekhouden.nl factuurprogramma € 9,50 p/m
Gratis voor starters
Ongekend eenvoudig
Ongelimiteerd
e-Boekhouden.nl factureren en boekhouden € 24,00 p/m
Inclusief boekhouden
Gratis voor starters
Ongelimiteerd
(2 reviews)9.0/10
Factuurprogramma van Ficsus € 5,95 p/m
IDEAL link op factuur
Gratis ondersteuning
Gratis uitproberen
(85 reviews)9.6/10
Silvasoft factuurprogramma € 6,95 p/m
Ongelimiteerd
Eigen opmaak
Mobiele app
Silvasoft factureren en boekhouden € 18,90 p/m
Ongelimiteerd
Eigen opmaak
Incl. boekhouden
Silvasoft factureren en urenregistratie € 10,90 p/m
Ongelimiteerd
Eigen opmaak
Incl. urenregistratie
Silvasoft factureren en voorraadbeheer € 11,90 p/m
Ongelimiteerd
Eigen opmaak
Incl. voorraadbeheer
Silvasoft factureren en projectmanagement € 12,90 p/m
Ongelimiteerd
Eigen opmaak
Incl. projectbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en urenregistratie € 22,85 p/m
Ongelimiteerd
Incl. boekhouden
Incl. urenregistratie
Silvasoft factureren, urenregistratie en voorraadbeheer € 15,85 p/m
Ongelimiteerd
Incl. urenregistratie
Incl. voorraadbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en voorraadbeheer € 23,85 p/m
Ongelimiteerd
Incl. boekhouden
Incl. voorraadbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en projectmanagement € 24,85 p/m
Ongelimiteerd
Incl. boekhouden
Incl. projectbeheer
Silvasoft factureren, urenregistratie en meer € 21,80 p/m
Incl. urenregistratie
Incl. voorraadbeheer
Incl. projectbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en meer € 29,80 p/m
Incl. boekhouden
Incl. voorraadbeheer
Incl. projectbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en meer € 28,80 p/m
Incl. boekhouden
Incl. urenregistratie
Incl. projectbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en meer € 27,80 p/m
Incl. boekhouden
Incl. urenregistratie
Incl. voorraadbeheer
Silvasoft factureren, boekhouden en meer € 33,75 p/m
Incl. urenregistratie
Incl. voorraadbeheer
Incl. projectbeheer

Vergelijk alle factuurprogramma's op prijs, reviews en functies!

Tags:

btw, btw-identificatienummer, europa

Doorlezen:

Geen reacties

Plaats reactie

Er zijn nog geen reacties op dit artikel. Plaats als eerste een reactie!

Plaats reactie

TIP!
Sneller een factuurprogramma vinden dat aansluit bij jouw wensen?

Doe de keuzewijzer!