Hoe moet ik mijn facturen nummeren?

In onze blog over wat er op een factuur moet staan, hadden we het al over de factuurnummering. Je bent verplicht om op elke factuur een uniek en opeenvolgend factuurnummer op te nemen. Vereist is daarbij dat de factuurnummering chronologisch is. Je facturen nummeren is verplicht omdat de Belastingdienst op basis hiervan eenvoudig ontdekt of er al dan niet facturen ontbreken en of je al je inkomsten wel netjes aangeeft. Het is meteen ook de reden waarom je nooit een factuur mag vernietigen maar een creditnota moet gebruiken.

Regels voor het nummeren van facturen

Je bent niet helemaal vrij om te bepalen hoe je je facturen gaat nummeren. Je factuurnummering moet dan ook voldoen aan de regels van de Belastingdienst. De belangrijkste regel daarbij is dat je nummering chronologisch is. Dit wil zeggen dat je een oplopende factuurnummervolgorde krijgt. Dit hoeft niet door de jaren heen zo te zijn. Je mag ook andere informatie aan de factuurnummering toevoegen om je eigen administratie eenvoudiger te maken. Denk bijvoorbeeld aan de toevoeging van het jaartal. Dan is de eerste factuur bijvoorbeeld 20201 en ga je verder met 20202, 20203… Het jaar nadien start je dan weer met 20211.

Je kan bijvoorbeeld ook een klantennummer aan je factuur toevoegen. De voorwaarde is dan wel dat de nummering chronologisch blijft als je het klantennummer wegdenkt. Je mag dus geen aparte nummering per klant gebruiken.

Niet verplicht om factuurnummering bij 1 te beginnen

Chronologisch nummeren wil niet zeggen dat je de factuurnummering bij één moet beginnen. Heb je liever niet dat iemand weet dat je z’n eerste klant bent? Dan mag je je nummering bijvoorbeeld perfect bij zestig beginnen. De enige voorwaarde is dat je nadien weer verder gaat tellen.

Wat als je een factuurnummer overslaat of twee keer gebruikt?

De Belastingdienst kan hier natuurlijk niet om lachen. Als het één keer gebeurt, zijn er waarschijnlijk geen consequenties aan verbonden. En twee keer hetzelfde factuurnummer gebruiken is natuurlijk minder erg dan een nummer overslaan. Desondanks heb je liever een blije inspecteur dan de geïrriteerde variant. Hoe dan ook ga je maar beter na of je het nog kan rechtzetten. Als de factuur nog niet is verzonden, is dat niet zo moeilijk. In het andere geval kan je in overleg met je klant eventueel een nieuwe factuur uitsturen. Helemaal koosjer is het niet en bovendien is het ook geen optie als het om een oude factuur gaat die al in de boekhouding is verwerkt. In dat geval noteer je het beste op je factuur dat je een foutje hebt gemaakt, de inspecteur zal het hoe dan ook opmerken en waardeert eerlijkheid.

Voorkom problemen dankzij goede facturatiesoftware

Foutjes met factuurnummers treden voornamelijk op als je factureert via Excel of andere gelijkaardige tools. Als je facturatiesoftware gebruikt, zal je steeds een waarschuwing te zien krijgen of zal het gewoon niet mogelijk zijn om de factuur aan te maken. Voorkom dan ook problemen en stap over op betrouwbare facturatiesoftware. Maak vandaag nog de vergelijking.