Hoe reken ik gemaakte onkosten door aan mijn klanten?

Wanneer je met klanten afspraken hebt gemaakt over het doorrekenen van kosten, het maakt daarbij niet uit of de klant een ondernemer of een particulier is, kan je deze kosten ook gewoon netjes factureren. Het gaat bijvoorbeeld om voorrijkosten, lunchkosten, verblijfkosten, verzendingskosten, treinkosten enzovoort. Wat de omzetbelasting betreft, zijn er wel een aantal zaken waarop je moet letten.

Onkosten weergeven op de factuur

De basis voor de facturatie zijn de gemaakte onkosten exclusief de omzetbelasting. Deze omzetbelasting kan je later recupereren en is dus geen werkelijke kost. Deze kosten plaats je vervolgens op je factuur. Afhankelijk van de afspraken kan je de kosten tussentijds factureren, bijvoorbeeld op het einde van de maand, of later factureren wanneer de volledige opdracht is afgerond. Neem dan de gemaakte kost over op de factuur en neem een duidelijke omschrijving op, zoals “treinkosten” of “verzendingskosten”. Je kan ze ook in een enkele lijn combineren en bijvoorbeeld als “onkosten” weergeven.

Onkosten onderwerpen aan btw-tarief van gefactureerde goederen of diensten

Op deze gefactureerde onkosten moet je vervolgens ook btw heffen en dan wordt het een tikkeltje bijzonder. Je moet namelijk hetzelfde btw-tarief op deze kosten toepassen als dat je op je factuur moet toepassen. Hoewel treinkosten in principe met 9% btw belast zijn, zal je mogelijk toch 21% btw moeten berekenen. Voor zakelijke klanten maakt dit weinig verschil uit, maar voor particulieren is dit toch een zure appel om doorheen te bijten. Hetzelfde geldt overigens ook bij de berekening van de omzetbelasting voor verzendkosten: hoewel postzegels normaal vrijgesteld zijn van omzetbelasting moet je het mogelijk toch gewoon berekenen.

Deze regeling is logischer dan het lijkt. Als je deze kosten al gewoon in je prijs had opgenomen, bijvoorbeeld omdat je “gratis verzendt”, zou je ook gewoon het normale btw-tarief moeten toepassen. Anders zouden ondernemers altijd kunnen nagaan of ze kosten apart aanrekenen of in de prijs berekenen, om zo de consument zo min mogelijk btw te laten betalen. Dat is uiteraard niet de bedoeling van ons fiscaal stelsel.

Bovendien zal je er niet altijd een vuile pijp aan roken en kan het in sommige gevallen net voordeliger zijn. Als je normaal gesproken het 9%-tarief hanteert, maar de onkosten in principe aan het 21%-tarief onderhevig zijn, mag je ze toch aan het 9%-tarief onderwerpen.

Hoogste tarief toepassen bij meerdere btw-tarieven op factuur

Rest natuurlijk wel de vraag hoe je met deze kosten moet omgaan als een factuur verschillende btw-tarieven bevat. Je mag dan niet zomaar het gemiddelde tarief of het gewogen tarief toepassen op de verzendkosten, maar je bent verplicht om het hoogste btw-tarief op de onkosten toe te passen. Dit is ook het geval wanneer er slechts een heel gering bedrag aan het hoogste btw-tarief is onderworpen. In principe kan het hier wel interessanter zijn om onkosten niet apart te factureren maar je prijsstructuur zo te ontwerpen dat de prijzen in de lagere btw-tarieven hoger zijn en zo de niet-gefactureerde onkosten dragen. Dit vergt natuurlijk wel wat denkwerk en is enkel interessant bij particuliere klanten.

Andere regels bij zakendoen met buitenlandse ondernemers

Bovenstaande regels gelden niet bij de facturatie aan buitenlandse ondernemers, bijvoorbeeld bij de verkoop en verzending van goederen naar een klant in Duitsland. In zo’n geval hoeft er geen btw op de goederen en dus ook niet op de verzendkosten te worden berekend. De klant dient in het eigen mooie Duitsland boven alles, volgens de eigen nationale regels, de btw te berekenen en te recupereren.