Hoe verstuur je facturen naar de overheid?

Als je aan de overheid factureert, moet je factuur aan alle wettelijke eisen voldoen. Daarnaast kan de overheid je verplichten om elektronisch te factureren. Hierdoor kunnen ze de factuur automatisch inlezen en verwerken. De decentrale overheid stelt zelf eisen aan elektronische facturen en het verschilt dan ook van orgaan tot orgaan. Bij de Rijksoverheid is elektronisch factureren bijvoorbeeld de regel. Ook wanneer je geen facturatiesoftware gebruikt, kan je elektronisch factureren aan de overheid. Toch is het gebruik van een goed factuurprogramma wel degelijk aanbevolen.

Verplicht elektronisch factureren

Als je factureert aan de overheid ben je vaak verplicht om een e-factuur te versturen. Deze elektronische factuur bevat alle vereiste gegevens die bovendien steeds op eenzelfde plek staan, waarnaast er ook een terugkerende codering is voorzien. Hierdoor kan de overheid de factuur automatisch verwerken en zie je sneller je centen. Bovendien is het ook gewoon beter voor het milieu. Een e-factuur mag je echter niet verwarren met een pdf-factuur die je per mail verzendt. Zulke facturen zijn geen elektronische facturen en moeten nog steeds handmatig worden verwerkt. Bij de Rijksoverheid zijn pdf-facturen niet langer toegestaan.

• Bij de Rijksoverheid is het voor contracten die na 1 januari 2017 zijn gesloten verplicht om e-facturen te verzenden;
• Decentrale overheden, zoals waterschappen en gemeenten, kunnen e-facturen verplichten.

Elektronisch factureren aan een decentrale overheid

Als je boekhoud- of facturatiesoftware gebruikt, is er meestal al een koppeling voorzien met het beveiligd Simplerinvoicing-netwerk. Indien dat het geval is, kan je rechtstreeks vanuit je boekhoud- of facturatiesoftware factureren. Sommige factuurprogramma’s zijn niet van zo’n koppeling voorzien maar genereren wel XML-bijlages. Die XML-bijlage kan je dan per mail aan de decentrale overheid bezorgen. Als je geen boekhoudpakket hebt, verstuur je de elektronische factuur handmatig via het online portaal van een ICT-dienstverlener.

Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid

Ook hier is het verzenden van een factuur via het beveiligd Simplerinvoicing-netwerk van een factuur- of boekhoudprogramma het eenvoudigste. Soms moet je daarvoor een extra module afnemen bij de softwareleverancier, maar het levert alvast een mooie tijdsbesparing op en het is gewoon veiliger. Daarnaast kan je het e-factuurportaal van Simplerinvoicing gebruiken of kan je factureren via een e-factuurportaal van de Rijksoverheid. De voorwaarde daarvoor is dat je niet vaak factureert aan de Rijksoverheid. Hiervoor moet je je registreren via DigiInkoop.nl.

Elektronische facturen bewaren

Het is niet zo dat je geen fiscale bewaarplicht hebt als je elektronisch factureert. Net zoals andere facturen moet je deze facturen dus ook gewoon zeven jaar bewaren. Wel mag je ze digitaal bewaren. Een goed factuur- of boekhoudprogramma bewaart de digitale bestanden voor jou. Zo kan je ze altijd binnen een redelijke termijn aan de Belastingdienst voorleggen.

Het belang van een goed factuurprogramma

Als je vaak aan de overheid factureert is het belangrijk dat er een koppeling met Simplerinvoicing is voorzien, zeker als je vaak aan de Rijksoverheid factureert. Niet alle aanbieders van facturatie- en boekhoudsoftware beschikken over zo’n koppeling, waardoor facturatiesoftware vergelijken heel belangrijk is. Via onze vergelijkingstool kan je snel en eenvoudig facturatiesoftware vergelijken. Vergelijk vandaag facturatiesoftware en vind de software waarmee je eenvoudig aan de overheid factureert.