Hoelang moet ik mijn gemaakte facturen bewaren?

Alle facturen die je verzendt, moet je verplicht bewaren. Dit is voor de Belastingdienst heel belangrijk omdat zij bij een controle de juistheid van de documenten dienen na te gaan. Natuurlijk zou het onredelijk zijn om facturen tot in de eeuwigheid te moeten bewaren en daarom hanteert de Belastingdienst een bewaartermijn van 7 jaar. Op deze regel zijn er echter wel een aantal uitzonderingen. Houd er bovendien rekening mee dat de fiscale bewaartermijn steeds begint te lopen wanneer de actualiteitswaarde is vervallen. Deze regels en bewaartermijnen gelden niet alleen voor facturen die je zelf verstuurt, maar ook voor facturen die je ontvangt.

Uitzonderingen op de fiscale bewaartermijn

Er geldt een betaaltermijn van tien jaar voor facturen met betrekking tot onroerende zaken. Ook facturen over elektronische diensten (diensten die over het internet of een digitaal netwerk zijn geleverd, bv. online games), telecommunicatiediensten (diensten m.b.t. de transmissie, uitzending of ontvangst van beelden, geluiden, signalen of tekst, zoals telefoniediensten) en radio- en televisieomroepdiensten (diensten met audio- en audiovisuele inhoud, zoals een radioprogramma) zijn gedurende tien jaar te bewaren.

Te bewaren in de originele vorm

Facturen zijn in principe te bewaren in de vorm waarin ze werden verstuurd. Een digitale factuur die je per mail ontvangt, mag je dus niet afdrukken maar moet gewoon digitaal worden bewaard.

Wel is het zo dat de Belastingdienst ermee akkoord gaat dat papieren facturen en bonnetjes ook digitaal mogen worden bewaard. Hiervoor moet je ze inscannen. De voorwaarde is wel dat het origineel juist en volledig wordt weergegeven en dat ook echtheidskenmerken zijn opgeslagen. Een vage foto volstaat dus niet.

Anderzijds volstaat het ook niet om enkel de factuur die je per mail hebt ontvangen, op te slaan. Om aan te kunnen tonen dat deze factuur wel degelijk de echte is, moet je namelijk ook de mail bewaren. Zo ziet de controleur dat de geboekte factuur ook daadwerkelijk de echte factuur is.

Problemen bij het niet-naleven van de bewaarplicht

Wanneer je niet aan deze bewaarplicht voldoet, kan dit gevolgen hebben voor de bewijspositie. De inspecteur kan zo nodig een informatiebeschikking uitreiken en dit kan dan weer leiden tot een omkering van de bewijslast. De belastingplichtige moet dan wel aantonen dat de belastingaanslag niet klopt. Aantonen, want aannemelijk maken zal niet langer volstaan.

Wel is het zo dat hierover afwijkende afspraken kunnen worden gemaakt met de Belastingdienst. Dit moet dan vooraf gebeuren. Hiervoor moet de Belastingdienst wel weten hoe de administratie is ingericht. Afspraken die met de Belastingdienst worden gemaakt, zijn in het kader van de fiscale wetgeving gewoon geldig. Eventuele voorwaarden moeten dan wel worden nageleefd.

Bewaarplicht en facturatiesoftware

Bij goede facturatiesoftware worden de digitale facturen steeds opgeslagen of doorgestuurd naar de boekhoudsoftware. Zij bevinden zich dan in de cloud en voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt. Ze blijven er minstens behouden gedurende de volledige fiscale bewaartermijn, maar veelal nog langer. De betere aanbieders voorzien zelfs back-ups in andere datacentra zodat je altijd aan je bewaarplicht kan voldoen, zelfs als er bij de softwareleverancier brand zou uitbreken. Vergelijk facturatiesoftware en zorg dat je aan de regels voldoet.