Problematiek van afrondingsverschillen bij het opstellen van facturen

Sommige ondernemers lopen tegen afrondingsverschillen aan als ze facturen maken. Dat heeft te maken met hoe de btw-bedragen volgens de wet moeten worden afgerond. Daarnaast houdt het verband met het feit dat de prijzen voor consumenten inclusief btw worden weergegeven. Wanneer er dan verschillende producten worden gekocht en de btw-percentages worden afgerond, kan dit al eens een eurocent schelen. We leggen uit hoe dit zit en wat je hiertegen kan beginnen.

Twee manieren om de btw-bedragen af te ronden

Over het afronden van het btw-bedrag heeft de Belastingdienst concrete regels ontwikkeld. Daarbij geldt dat de rekenkundige methode moet worden toegepast om af te ronden tot op twee cijfers achter de komma. Indien het derde cijfer achter de komma een vijf of hoger is, moet er naar boven worden afgerond. € 20,125 of € 20,126 wordt dus € 20,13. Als het derde cijfer achter de komma kleiner is dan vijf wordt er naar beneden afgerond.

Bij het afronden zijn er twee mogelijkheden. Een eerste mogelijkheid is om per geleverd goed of per verrichte prestatie af te ronden. Nadien moeten alle afgeronde btw-bedragen bij elkaar op worden geteld. Dit ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Een tweede mogelijkheid is om alle niet-afgeronde btw-bedragen bij elkaar op te tellen en om vervolgens het totaalbedrag af te ronden. Dit ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Hoewel het om exact dezelfde basisbedragen gaat, wijkt het verschuldigde btw-bedrag door de gebruikte berekeningsmethode af. Het is niet toegestaan om te “shoppen” en om telkens de voordeligste berekeningsmethode toe te passen. Eenmaal een keuze is gemaakt, moet die keuze ook voor de toekomstige berekeningen worden aangehouden.

Afwijkende afrondingsregels zorgen voor problemen

In de praktijk verloopt dit niet altijd even goed. Het boekhoudsysteem kan bijvoorbeeld anders omgaan met afrondingsverschillen dan het webwinkelplatform. Het probleem is dat de gekozen afrondingsmethode door de softwareontwikkelaars is vastgelegd en niet is aan te passen. Het is een van de redenen waarom sommige boekhoudprogramma’s standaard een grootboekrekening hebben om dergelijke afrondingsverschillen weg te boeken. Een klant zal het niet zo erg vinden om een cent minder te betalen, maar meer betalen is natuurlijk niet klantvriendelijk.

Sommige leveranciers van factuur- en boekhoudsystemen bieden wel de oplossing aan om facturen op te stellen op basis van het bedrag inclusief btw. Zo komt het gefactureerde bedrag altijd overeen met het bedrag dat op de webshop is weergegeven. En zo wordt de klant niet de dupe van afrondingsverschillen.