Tip: gebruik een factuurprogramma voor eenvoudig & betaalbaar factureren. Top 3:
(1) e-Boekhouden.nl (2) Silvasoft.nl (3) Ficsus
Als ondernemer wil je natuurlijk dat klanten tevreden zijn, maar tegelijkertijd wil je ook dat ze op tijd betalen. In de praktijk gebeurt dat niet altijd. Een goede betalingsherinnering kan hierbij helpen en zorgt ervoor dat jouw cashflow gezond blijft. Gelukkig bieden moderne factuurprogramma’s handige functies om betalingsherinneringen eenvoudig en effectief in te stellen, zodat ze automatisch worden verzonden. We delen enkele tips om meer uit deze functie te halen.
1. Stel duidelijke betalingstermijnen in
De basis van een goede betalingsherinnering begint al bij de factuur zelf. Zorg dat je betalingstermijnen helder vermeldt. Je kunt bijvoorbeeld wel vermelden “Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum”, maar vermeld ook zeker tegen welke concrete datum de factuur moet zijn betaald. Kies een betalingstermijn die gebruikelijk is in de sector en die past bij het klanttype. Veel factuurprogramma’s bieden de mogelijkheid om standaard betalingstermijnen in te stellen, zodat dit automatisch op elke factuur staat. Een duidelijke deadline voorkomt verwarring en legt de basis voor een goed betalingsherinneringsproces.
2. Automatiseer herinneringen waar mogelijk
De meeste moderne factuurprogramma’s hebben opties voor automatische betalingsherinneringen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je geen openstaande betalingen over het hoofd ziet. Stel bijvoorbeeld in dat er 3 dagen na de vervaldatum een eerste herinnering wordt verstuurd. Een tweede volgt dan bijvoorbeeld 14 dagen na de vervaldatum. Automatische herinneringen kunnen vaak ook worden gepersonaliseerd, zodat ze toch professioneel en klantgericht overkomen. Automatisering is vooral handig als je veel facturen verstuurt en voorkomt dat je handmatig moet bijhouden welke betalingen nog openstaan. Zo blijft jouw administratieve werkdruk beperkt.
3. Houd een vriendelijke toon in de eerste herinnering
Bij de eerste betalingsherinnering is het belangrijk om een vriendelijke en begripvolle toon te hanteren. Vaak hebben klanten een betaling simpelweg over het hoofd gezien of was er sprake van een misverstand. Gebruik zinnen zoals:
“Het kan zijn dat onze factuur aan je aandacht is ontsnapt. Wil je controleren of deze al betaald is? Mocht de betaling inmiddels onderweg zijn, dan kun je deze herinnering negeren.”
Een vriendelijke toon versterkt de relatie met je klant en vergroot de kans dat de betaling snel wordt voldaan.
4. Personaliseer je betalingsherinneringen
Een persoonlijke benadering werkt beter dan een generiek bericht. Spreek klanten bij naam aan en vermeld altijd de factuurdatum, het factuurnummer en het openstaande bedrag. In veel factuurprogramma’s kun je sjablonen maken waarin deze gegevens automatisch worden ingevuld. Dit zorgt niet alleen voor een professionele uitstraling, maar voorkomt ook fouten of onduidelijkheden.
5. Gebruik meerdere herinneringsfasen
Sommige klanten betalen pas na een tweede of zelfs derde herinnering. Stel daarom een duidelijk proces in met meerdere herinneringsfasen. Bijvoorbeeld:
- Eerste herinnering na 3 dagen: Vriendelijk en informatief, kort na de vervaldatum.
- Tweede herinnering na 10 dagen: Iets formeler, met een nadruk op het belang van snelle betaling.
- Derde herinnering na 30 dagen: Beleefd, maar met vermelding van mogelijke gevolgen (zoals incassokosten of juridische stappen).
De meeste factuurprogramma’s bieden de optie om verschillende sjablonen te maken voor elke fase. Hierdoor kun je je communicatie aanpassen aan de urgentie van de situatie.
6. Bied een gemakkelijke betaaloptie
Maak het je klanten zo makkelijk mogelijk om te betalen. Voeg in je herinnering een directe betaallink toe, zodat klanten met één klik het openstaande bedrag kunnen voldoen. Veel factuurprogramma’s zijn te integreren met betaalplatforms als iDEAL, PayPal enzovoort. Hoe eenvoudiger het is om te betalen, hoe sneller klanten dit zullen doen.
7. Houd rekening met wettelijke regels
In Nederland en België gelden regels voor het in rekening brengen van incassokosten ten aanzien van consumenten. Zorg dat je herinneringen voldoen aan deze wetgeving. Zo ben je bijvoorbeeld verplicht om een klant een redelijke termijn te geven om alsnog te betalen voordat je extra kosten kunt doorberekenen.
De best gewaardeerde factuurprogramma's van 2025!
IDEAL link op factuur
Onbeperkt factureren
IDEAL link op factuur
Onbeperkt factureren
Eigen opmaak
Mobiele app
Eigen opmaak
Incl. boekhouden
Eigen opmaak
Incl. urenregistratie
Eigen opmaak
Incl. voorraadbeheer
Eigen opmaak
Incl. projectbeheer
Incl. boekhouden
Incl. urenregistratie
Incl. urenregistratie
Incl. voorraadbeheer
Incl. boekhouden
Incl. voorraadbeheer
Incl. boekhouden
Incl. projectbeheer
Incl. voorraadbeheer
Incl. projectbeheer
Incl. voorraadbeheer
Incl. projectbeheer
Incl. urenregistratie
Incl. projectbeheer
Incl. urenregistratie
Incl. voorraadbeheer
Incl. voorraadbeheer
Incl. projectbeheer
Gratis ondersteuning
Gratis uitproberen
Vergelijk alle factuurprogramma's op prijs, reviews en functies!
Geen reacties
Plaats reactieEr zijn nog geen reacties op dit artikel. Plaats als eerste een reactie!