Van voorschotnota naar eindfactuur: wat met de btw?

Met een voorschotnota kan je alvast een deel van de kosten dekken. In sommige sectoren is het heel gangbaar om met voorschotnota’s te werken. Dat is bijvoorbeeld het geval in de evenementensector waar er nu eenmaal veel moet worden voorgefinancierd. Bij het opstellen van een voorschotnota zijn er een aantal zaken waaraan je moet denken, maar hetzelfde geldt wanneer de eindfactuur volgt. Hieronder geven we de voornaamste aandachtspunten weer.

Btw op de voorschotnota

Ook op het voorschot moet je btw berekenen. Hiervoor gebruik je hetzelfde btw-tarief als op de eindfactuur. Wanneer je op de eindfactuur 0% btw mag berekenen, geldt dat dus ook voor de voorschotnota. Maar in alle andere gevallen is er wel degelijk sprake van omzetbelasting. Het wordt natuurlijk al snel ingewikkeld wanneer je op je eindfactuur uiteindelijk met verschillende btw-tarieven te maken krijgt. In dat geval is het natuurlijk lastig om de juiste btw-percentages toe te passen op de voorschotnota.

In de praktijk zal je vooraf even een schatting moeten maken van de omzetverdeling over de verschillende btw-tarieven. Valt 4.000 euro bijvoorbeeld onder het 21% btw-tarief en 1.000 euro onder het 9% btw-tarief? Dan moet je een voorschotnota van 500 euro (10%) op een gelijke manier verdelen: op het deel van 400 euro bereken je dan 21% btw en op het deel van 100 euro 9% btw.

Voorschotnota verrekenen met de eindfactuur

Bij het opstellen van de eindfactuur moet je er rekening mee houden dat je reeds een voorschot hebt ontvangen. De kans is daarbij reëel dat de vooraf geschatte btw-verdeling intussen niet meer klopt.

In de eerste plaats moet je de voorschotnota op de eindfactuur crediteren. Het te crediteren bedrag is altijd het bedrag exclusief btw. Daarom vermeld je de creditregels voor de btw-uitsplitsing op de factuur, bijvoorbeeld bovenaan. Pas de creditregels ook per btw-groep toe (in bovenstaand voorbeeld crediteer je dus 400 euro en 100 euro). Verder kan je nu gewoon je factuur maken volgens de klassieke regels van de kunst, waarbij je natuurlijk de verschillende factuurregels opsplitst per btw-groep.

Bereken nu het totaalbedrag exclusief btw. Hierbij zijn de gecrediteerde bedragen reeds van het totaal afgetrokken. Vervolgens kan je de btw voor de eindfactuur berekenen, net zoals je het bij klassieke facturen gewoon bent. Omdat je de verschuldigde btw berekent in functie van het factuurbedrag min de gecrediteerde bedragen, is de verschuldigde btw eigenlijk al gewoon verrekend. Uiteraard kan je altijd nog even handmatig controleren.

Heel eenvoudig met goede facturatiesoftware

Als je je factuur in Excel opstelt, is het vaak even rekenen om na te gaan of de voorschotnota en de eindfactuur wel voldoende op elkaar zijn afgestemd. Als je facturatiesoftware gebruikt, wordt alles automatisch voor je berekend. Daarom raden wij het gebruik van facturatiesoftware aan. Kan je niet kiezen? Ontdek dan onze top 3 factuurprogramma’s en stel meteen een correcte eindfactuur op.