Wanneer kan je de btw op een oninbare factuur terugvragen?

Wanneer je een factuur opstelt is dat natuurlijk in de hoop dat de klant netjes de factuur betaalt. In tussentijd moet jij btw betalen in afwachting van de betaling van de klant. Het zou dan ook niet eerlijk zijn dat jij de nooit ontvangen btw wel kwijt bent, terwijl je ook nog eens geen vergoeding krijgt voor je harde werk. Daarom is het mogelijk om teruggaaf te vragen voor oninbare vorderingen.

Wanneer kan je de betaalde btw terugvragen?

De betaalde btw terugvragen kan enkel wanneer het zeker is dat de vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar is. Dat zal bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de onderneming is opgedoekt, wanneer er niks meer te rapen valt of wanneer een rechter een uitspraak deed in je nadeel.

Wanneer je niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet, geldt sinds 1 januari 2017 het vermoeden dat een factuur oninbaar is wanneer er uiterlijk een jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum nog steeds geen betaling volgt. Hiervoor moet je kijken naar de betalingstermijn op de factuur. Als er geen betalingstermijn is, geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Gaat het om een factuur van voor 1 januari 2017? Dan geldt er een overgangsregeling en begint de termijn van 1 jaar op 1 januari 2017 te lopen. Dat wil zeggen dat deze factuur al sinds 1 januari 2018 oninbaar is geworden.

Deze regels gelden ook voor factoormaatschappijen.

Hoe vraag je de btw-teruggaaf aan?

Je moet zelf actie ondernemen om de btw terug te vragen. Dit doe je door in de aangifte over het desbetreffende tijdvak de negatieve omzet en negatieve btw in te vullen (vraag 1a / 1b van de btw-aangifte). Vergeet niet om de betreffende factuur ook in de administratie als oninbare vordering weg te boeken. Dit heeft dan meteen gevolgen op de winst- en verliesrekeningen waardoor ook hier het een en ander wordt gecompenseerd.

Wat als ik alsnog een betaling ontvang?

Dan ging het klaarblijkelijk toch niet om een oninbare vordering, maar gelukkig heeft dat niet meteen zware gevolgen. In dat geval moet je wel zo eerlijk zijn om de factuur opnieuw correct in de administratie te verwerken. De verschuldigde en ontvangen btw geef je dan opnieuw aan bij de aangifte in het aangiftetijdvak waarin je de betaling ontving.

De vordering zal niet altijd geheel oninbaar zijn. Soms valt er nog wel iets te rapen bij de klant en op dat deel moet je dan ook gewoon netjes btw betalen. Via de regel van drie kan je de betaling aan het juiste btw-tarief toewijzen.

Opletten bij schuldeisersakkoord of crediteurenakkoord

Bij het afsluiten van een schuldeisers- of crediteurenakkoord scheld je misschien wel een deel van de vordering kwijt. In dat geval is er geen sprake meer van een vordering en kan die vordering dus ook niet oninbaar worden. Hierdoor heb jij voor dat deel geen recht meer op btw-teruggaaf. Uiteraard ben je vrij om er bij het bepalen van het kwijtscheldingspercentage rekening mee te houden.