Wat is een creditnota?

Een creditnota lijkt sterk op een factuur, maar het is het niet. Het is eerder het tegenovergestelde van een factuur en bevat een negatief bedrag. Hiermee wordt een eerdere factuur kwijtgescholden of verminderd. Als de klant de eerdere factuur al heeft voldaan, ontstaat er een betalingsverplichting van de verkoper naar de klant toe. Als de klant de eerdere factuur nog niet heeft voldaan, kan schuldvergelijking worden toegepast.

Waarom is een creditnota noodzakelijk?

Creditnota’s kunnen om verschillende redenen noodzakelijk zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je een prijsfout op een factuur corrigeert of wanneer je na overleg met een ontevreden klant alsnog een korting toekent. Creditnota’s worden daarnaast veelvuldig opgesteld bij het retourneren van producten in het kader van de verkoop op afstand. Als ondernemer kan je zowel creditnota’s opstellen als ontvangen.

Een creditnota is echter niet de oplossing om de reeds betaalde btw terug te vorderen wanneer een klant de factuur niet kan of wil voldoen. Na een termijn van 1 jaar spreekt de Belastingdienst hier van een oninbare vordering en dan heb je recht op teruggaaf van btw. Je kan het gewoon in de aangifte verwerken, maar voor een btw-teruggaaf bij een intracommunautaire verwerving moet je wel nog steeds een verzoek om teruggaaf indienen bij je belastingkantoor.

Als ondernemer ben je hoe dan ook verplicht om een juiste administratie te voeren. En daarom is het gebruik van creditnota’s cruciaal voor een correcte administratieve verwerking. Het gewoon verwijderen van de originele factuur is nu eenmaal niet toegestaan. Bovendien merkt de controleur dat ook op, want je krijgt gaten in je factuurnummering.

Wat moet er op de creditnota staan?

De eisen voor een creditnota zijn identiek met de eisen voor een factuur. Onder andere je bedrijfsgegevens (inclusief KvK-nummer en btw-nummer), de NAW-gegevens van de tegenpartij, de datum van de creditnota, de opeenvolgende nummering en de verwijzing naar de factuur waarop de creditnota betrekking heeft, moeten allen op de creditnota staan. Ook moet je de levering of dienst omschrijven en het negatieve bedrag aangeven. Vergeet niet om eveneens het negatieve btw-bedrag op te nemen.

In principe kan je opeenvolgende nummers gebruiken voor je reeks facturen en creditnota’s. In de praktijk is het wel handiger om de factuurreeksen van elkaar te scheiden en de creditnota’s en facturen apart te nummeren.

Er is geen beperking van hoeveel creditnota’s je per factuur mag maken, zolang het totaal ervan maar niet het factuurbedrag overschrijdt. De “nieuwe factuur” vormt daarbij het totaal van de oorspronkelijke factuur en alle creditnota’s die erop betrekking hebben.

Hoe maak je een creditnota?

Een creditnota maak je op dezelfde manier als een factuur. Enkel vermeld je een negatief bedrag, noteer je eventueel een eigen nummer en verwijs je naar de desbetreffende factuur. Je kan dus perfect een creditnota maken in Excel. Toch kan je met vrijwel alle facturatiesoftware creditnota’s opstellen. Handig, want zo zie je meteen ook de interne link met de oorspronkelijke factuur. Koppel je het facturatieprogramma ook met je boekhoudsoftware? Dan wordt alles meteen correct in je administratie verwerkt.

Vergelijk facturatiesoftware en kies je favoriete software om facturen en creditnota’s te maken.