Wat is een QR-code en waarom heeft mijn factuur het nodig?

Een QR-code is een speciale streepjescode die eenvoudiger decodeerbaar is. Het is eigenlijk een geavanceerde versie van een barcode die veel meer opgeslagen informatie bevat. Het kan bijvoorbeeld telefoonnummers bevatten, een link naar een website of een locatie in Google Maps. Ook op facturen zien we steeds vaker een QR-code verschijnen. Waarom is het nuttig, welke informatie bevat het en moet ook jij een QR-code op je facturen voorzien? Ontdek het in dit artikel.

Wat is het nut van een QR-code op een factuur?

QR-codes maken het mogelijk om de factuur eenvoudig te verwerken. In theorie kan de QR-code de factuurinformatie bevatten om het snel in te boeken, maar in de praktijk wordt het vooral gebruikt om de factuur snel en eenvoudig te betalen. De klant hoeft dan enkel de code te scannen en wordt vervolgens naar de mobiele betaalmethode doorgestuurd.

Er is een Europese standaard voorzien waardoor niet alleen Nederlandse maar ook een aantal buitenlandse banken de QR-code ondersteunen. Onder andere in België, Duitsland, Finland en Oostenrijk ondersteunen de banken ook gewoon deze QR-code. Hierdoor kunnen ook buitenlandse klanten de QR-code vlot inlezen.

Waarom zou ik een QR-code aan mijn factuur toevoegen?

Met een QR-code hoeft je klant niet alles handmatig in te geven. De enige voorwaarde is dat je klant over een app voor mobiel bankieren beschikt. Geen zorgen, want volgens een onderzoek van Telecompaper zou zo’n 74% van de Nederlandse smartphones over een bankapplicatie beschikken.

De beperkte administratieve last is natuurlijk vooral een voordeel voor de klant. Toch heeft een QR-code op je factuur ook voor jou wat te bieden. Facturen die handmatig moeten worden verwerkt komen vaak op de stapel te liggen voor het bekende uurtje factuurtje. Alle betalingsopdrachten worden dan een voor een ingesteld en daarbij is het maar een kleine moeite om ook een datum in te stellen, niet toevallig net op de vervaldag van de factuur. Hierdoor krijg je minder snel je factuur betaald. Wanneer ze gewoon even een QR-code hoeven in te scannen, kunnen ze meteen de betaling uitvoeren. Minder administratie voor de klant en dus komt de betaling er meteen door. We hoeven vast niet te zeggen dat dit voor je cashflow dus een meerwaarde is.

Natuurlijk kan je hetzelfde effect ook bereiken als je met een online betaalmethode als iDeal werkt, maar buitenlandse klanten kennen dat vaak niet. Dan is een QR-code een heel goed alternatief.

Ten slotte heeft de QR-code het voordeel dat je tikfouten voorkomt. Hierdoor kan je inkomende betalingen vaak sneller en automatisch verwerken. De administratieve vereenvoudiging is dus wel degelijk ook voor jou een voordeel.

Hoe maak ik een QR-code aan?

Er zijn verschillende manieren waarop je QR-codes kan aanmaken. De meest eenvoudige is dat het gewoon wordt aangeboden door je facturatiesoftwareleverancier. Dan maak je gewoon even de factuur aan en krijg je er meteen een QR-code bovenop. Niet alle facturatiesoftware kan met QR-codes overweg. Daarom opnieuw ons advies: vergelijk factuurprogramma’s en kies het programma dat bij jou past.