Wat is een verzamelfactuur en wat zijn de regels?

Bij een verzamelfactuur combineer je verschillende orders en leveringen op een enkele factuur, wat in een mooie tijdsbesparing resulteert. Er zijn een aantal bijzondere regels bij verzamelfacturen, maar die zijn eigenlijk in je voordeel geschreven. Wel kunnen niet alle factuurprogramma’s automatisch verzamelfacturen maken, waardoor factuurprogramma’s vergelijken toch wel noodzakelijk is.

Betekenis van verzamelfactuur

Verzamelfacturen zijn facturen die na de levering worden opgesteld. Hierbij wordt er niet na iedere individuele levering een factuur opgesteld, maar volgt er één factuur voor alle leveringen in een tijdsperiode. Bovendien houdt de factuur niet altijd verband met een en dezelfde verkooporder maar kan het betrekking hebben op verschillende orders. In de praktijk kunnen we verschillende varianten onderscheiden:

• Periodieke verzamelfactuur: alle leveringen van alle verkooporders worden op vaste momenten, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks, op een enkele factuur verzameld
• Periodieke verzamelfactuur per verkooporder: alle leveringen van één specifieke verkooporder worden op een vast moment op een enkele factuur verzameld
• Verzamelfactuur per volledige verkooporder: alle leveringen van één specifieke verkooporder worden na de laatste levering op een enkele factuur verzameld

Factuureisen bij het opstellen van verzamelfacturen

Bij de levering mag je een leveringsbon aan de klant afgeven. Zo’n leveringsbon hoeft niet aan de factuureisen te voldoen. Bij het opstellen van de verzamelfactuur moet er wel aan alle factuureisen zijn voldaan. De verzamelfactuur kan daarbij individueel aan de factuureisen voldoen, of in combinatie met de geleverde leveringsbonnen. Zo kan bijvoorbeeld uit de leveringsbonnen blijken welke goederen en hoeveel goederen er werden geleverd, waarna het niet meer noodzakelijk is om deze gegevens opnieuw op de verzamelfactuur op te nemen. Het volstaat dan dat de verzamelfactuur naar de leveringsbonnen verwijst.

Voor- en nadelen van verzamelfacturen

Het grootste voordeel van verzamelfacturen is dat je de administratieve last beperkt. Zeker wanneer er veel leveringen plaatsvinden is het niet wenselijk om voortdurend nieuwe facturen op te stellen. Deze moeten vervolgens allemaal weer in de administratie worden verwerkt en worden opgevolgd enzovoort. Niet alleen als leverancier is zo’n situatie niet wenselijk want hetzelfde geldt ook voor je klant. Het risico dat ze ergens een factuur vergeten of zich vergissen neemt bovendien alleen maar toe.

Het voornaamste nadeel van verzamelfacturen heeft alles te maken met je cashflow. Ga je bijvoorbeeld maandelijks factureren, dan zie je het geld van een levering op de eerste dag van de maand pas na ongeveer twee maand op je rekening verschijnen. En dat op voorwaarde dat de klant ook effectief tijdig gaat betalen. Als je achter je geld moet aanzitten en het financieel niet zo goed gaat met je klant, verlies je bovendien kostbare tijd.

Opstellen van verzamelfacturen

Omdat je pas op een later moment factureert, is het belangrijk dat je alle orders goed bijhoudt en ze vervolgens combineert. Niet in alle facturatiesoftware is dat mogelijk. Bij bijvoorbeeld Silvasoft kan het wel en maak je snel een verzamelfactuur van verschillende orders. Dat ziet er dan zo uit:

Bij sommige facturatiesoftware gaat dat niet en moet je zelf handmatig factuurlijnen toevoegen. Daarnaast zijn er ook factuurprogramma’s waarbij je zelfs automatisch verzamelfacturen kan laten opstellen, bijvoorbeeld door alle orders op vooraf ingestelde momenten te combineren. Vaak moet je dan enkel nog even handmatig de factuur goedkeuren. Wij raden aan om facturatiesoftware te vergelijken en te kiezen voor een programma waarmee je eenvoudig verzamelfacturen maakt. Ontdek nu de top 3 factuurprogramma’s van dit jaar.