Wat is het verschil tussen een factuur en een creditnota?

Als ondernemer kom je regelmatig in aanraking met administratieve documenten zoals facturen en creditnota’s. Deze twee documenten vervullen elk een andere functie, hoewel ze ook sterk op elkaar lijken. Het is belangrijk om goed het verschil tussen een factuur en een creditnota te begrijpen. Dit is essentieel om je administratie correct en overzichtelijk te houden. In deze blog lees je meer over het verschil tussen een factuur en een creditnota.

Wat is een factuur?

Een factuur is een officieel document waarmee je een klant vraagt om een betaling voor geleverde goederen of diensten. Op de factuur vermeld je onder meer de datum, het factuurnummer, de gegevens van jou en je klant, een omschrijving van de geleverde producten of diensten, het bedrag (exclusief en inclusief btw) en de betaaltermijn. De factuur vormt dus de basis van je inkomsten en speelt een centrale rol in je boekhouding. Zodra je een factuur verstuurt, ontstaat er een vordering: je klant is jou dan een bepaald bedrag verschuldigd. Facturen zijn ook fiscaal belangrijk: ze vormen de basis voor de btw-aangifte en dienen als bewijsmateriaal. Je bent als ondernemer verplicht om facturen op te stellen voor zakelijke klanten. Ook bij verkoop aan particulieren moet je in sommige gevallen een factuur uitreiken. Moderne facturatieprogramma’s helpen je bij het automatisch genereren en versturen van facturen, wat fouten vermindert en tijd bespaart.

Wat is een creditnota?

Een creditnota is in feite het tegenovergestelde van een factuur. Waar je met een factuur een bedrag factureert, gebruik je een creditnota om (een deel van) dat bedrag terug te draaien. Een creditnota wordt meestal uitgereikt als er iets misgaat: je klant retourneert goederen, er werd te veel aangerekend of je besluit om een korting toe te passen na het versturen van de factuur. In al deze gevallen corrigeert een creditnota de originele factuur. Net als een factuur bevat een creditnota belangrijke gegevens zoals het nummer van de originele factuur, het bedrag dat wordt gecrediteerd, en een duidelijke omschrijving van de reden voor de correctie. Ook btw-correcties worden via de creditnota verwerkt. Door het gebruik van creditnota’s blijft je boekhouding in balans en vermijd je verwarring of discussies met klanten over foutieve bedragen.

Wanneer gebruik je welke?

Je gebruikt een factuur telkens wanneer je iets verkoopt of een dienst levert waarvoor je betaald wilt worden. Het gaat dus om het creëren van een nieuwe schuld voor de klant. Een creditnota gebruik je daarentegen alleen bij het corrigeren van facturen. Ze worden uitgegeven ná een oorspronkelijke factuur, wanneer blijkt dat het factuurbedrag om een of andere reden te hoog was of onterecht werd aangerekend. Het is belangrijk om creditnota’s niet te verwarren met terugbetalingen. Een creditnota geeft aan dat je het bedrag niet langer vordert van de klant. Als de klant nog niet heeft betaald, kan de klant gewoon minder betalen. De creditnota maakt dit administratief correct en traceerbaar, zowel voor jou als voor de klant en de fiscus.

Verschil tussen factuur en creditnota: samenvattende tabel

Een factuur en een creditnota zijn beide essentiële documenten in je bedrijfsadministratie, maar ze hebben een tegengestelde functie. Met een factuur vorder je geld van je klant, terwijl je met een creditnota een eerder gefactureerd bedrag corrigeert of terugdraait. Zowel facturen als creditnota’s moeten correct worden opgenomen in je boekhouding. Een factuur verhoogt je omzet en de te betalen btw, terwijl een creditnota dat net verlaagt. Voor een correcte btw-aangifte is het dus essentieel dat je ze allebei nauwkeurig verwerkt. Werk je met een goed facturatieprogramma, dan worden creditnota’s automatisch gekoppeld aan de bijbehorende factuur, zodat je administratie netjes en overzichtelijk blijft.