Wat is periodiek factureren?

Als je vaak kleine leveringen doet, is het niet interessant om telkens een nieuwe factuur op te stellen. In zo’n geval gebruik je beter een verzamelfactuur. Lever je steeds dezelfde producten of diensten voor hetzelfde bedrag? Dan is het interessant om de periodieke facturatie te automatiseren. Hieronder lees je wat je daarover moet weten.

Wat is periodiek factureren?

Bij periodiek factureren factureer je met enige regelmaat. Zo ga je bijvoorbeeld niet bij elke levering of dienst factureren, maar één keer per maand of tweewekelijks. In de periodieke factuur verzamel je dan alle leveringen en diensten, waardoor de administratieve last voor zowel jezelf als je klant afneemt.

Voordelen van periodiek factureren

Door periodiek te factureren werk je veel efficiënter en ben je minder tijd kwijt aan je administratie. Niet alleen jij, maar ook je klant. Dat is al helemaal waar als je het periodiek factureren overlaat aan een factuurprogramma. Zo’n factuurprogramma neemt verschillende taken uit handen en maakt het leven nog eenvoudiger:

• Niet langer nodig om handmatig facturen aan te maken
• Datum en factuurnummer worden automatisch aangepast
• Factuur wordt automatisch verzonden
• Reminders worden automatisch verzonden
• Factuurgegevens worden automatisch doorgegeven aan de boekhoudsoftware

Voor wie is het interessant?

Periodiek factureren is vooral interessant voor ondernemers die telkens opnieuw hetzelfde bedrag factureren. Een typisch voorbeeld is dat van abonnementsbedrijven die bijvoorbeeld maandelijks een licentie in rekening brengen of terugkerende advertentieruimte bieden. Andere voorbeelden zijn:

• Consultants die bij langdurige projecten een vaste weekvergoeding hebben afgesproken
• Leveranciers die wekelijks eenzelfde hoeveelheid van hetzelfde product leveren
• Verhuurbedrijven die maandelijks hetzelfde bedrag aanrekenen

Lever je vaak kleine hoeveelheden producten of kleine diensten en wil je niet telkens opnieuw een factuur opstellen? Dan kan je natuurlijk ook verzamelfacturen gebruiken. Automatiseren is hier in principe niet mogelijk omdat je factuur altijd anders zal zijn.

Is periodiek factureren wettelijk toegestaan?

Periodiek factureren is inderdaad toegestaan, ook voor afzonderlijke leveringen of afzonderlijke diensten. De voorwaarde is dan wel dat de periode niet langer is dan één kalendermaand. Houd er daarnaast rekening mee dat facturen ten laatste op de vijftiende dag na de maand van de verrichting moeten worden uitgereikt. Bovendien moet je factuur ook voldoen aan de factuureisen die ook voor de andere facturen gelden.

Eenvoudig periodiek factureren met facturatiesoftware

Omwille van de tijdsbesparing is periodiek factureren altijd een goed idee. Als je vaste tariefafspraken maakt of abonnementen aanbiedt, doe je er goed aan om even op zoek te gaan naar facturatiesoftware dat automatisch periodieke facturen aanmaakt en verzendt. Je hoeft dan maar één keer een factuur aanmaken en het facturatieproces verloopt vervolgens automatisch. Koppel je het bovendien ook nog even met je boekhoudprogramma en lees je de bankafschriften automatisch in? Dan boek je een grotere tijdsbesparing! Let bij het zoeken naar goede facturatiesoftware vooral op volgende zaken:

• Kan de facturatiesoftware periodieke facturen maken?
• Kan ik zelf een uitreikingsdatum kiezen of kan het enkel op het einde van de maand?
• Verzendt de facturatiesoftware ook de factuur naar de klant?
• Stuurt het automatisch reminders bij te late betalingen?
• Wordt de factuur ook doorgestuurd naar je boekhoudsoftware?
• Kan je voor de beschrijving variabelen gebruiken, zoals “huur %THIS_MONTH%”?

Vergelijk facturatiesoftware en zoek een facturatieprogramma waarmee je eenvoudig periodiek factureert.