Wat is self-billing en voor wie is het interessant?

Bij self-billing wordt de klassieke manier van factureren omgedraaid. Het is met andere woorden de klant die de factuur opstelt. Dit houdt een aantal voordelen in, maar daarbij moet je wel rekening houden met een aantal wettelijke regels. Wij leggen het voor je uit.

Betekenis van self-billing

Self-billing wordt ook wel eens reversed billing genoemd. Het is in feite het omgekeerde van het klassieke factuurproces. Met andere woorden is het hier niet de leverancier of de dienstverrichter die de factuur opstelt, maar wel de klant. Voor de klant levert het een aantal voordelen op. Zo weet de klant zeker dat hij over een juiste factuur beschikt en kan het de administratie vereenvoudigen, zeker als de facturen automatisch worden opgesteld. Het aantal correcties en creditfacturen neemt daarbij ook af. Het nadeel is natuurlijk dat de klant ook zicht moet hebben over de tarieven. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer er vooraf prijsafspraken werden gemaakt en er een raamovereenkomst is.

Hoe werkt self-billing?

We vertrekken vanaf het voorbeeld van een affiliate-platform dat bemiddelt tussen influencers en adverteerders. Hierbij zou iedere influencer op het einde van de maand een factuur kunnen opstellen, waarna iedere individuele factuur moet worden gecontroleerd en verwerkt. Omdat het platform zelf zicht heeft op de inkomsten van de influencer, kan het na het goedkeuren van de inkomsten automatisch een factuur genereren. Op die manier kan het de boekhouding eenvoudig automatiseren en nemen de administratieve overheadkosten af.

De adverteerder krijgt vervolgens de factuur terug en moet die zelf in de boekhouding verwerken. De influencer hoeft geen facturatieprogramma te gebruiken en kan de factuur meteen in de administratie verwerken. Wel moet de influencer nog steeds de factuur controleren. Hoewel de klant de factuur heeft opgesteld, blijft de leverancier per slot van rekening de eindverantwoordelijke.

Eisen bij het gebruiken van self-billing

De factuur moet net zoals iedere andere factuur aan een aantal eisen voldoen. Zo moet de factuur bijvoorbeeld het KVK-nummer vermelden, de volledige naam van de leverancier en de afnemer en een factuurnummer. Alles wat je bij de klassieke facturatie moet vermelden, moet ook hier op de factuur aanwezig zijn. Dat wil zeggen dat je als klant ook informatie moet hebben over de leverancier of dienstverstrekker. In bovenstaand voorbeeld zou het platform kunnen eisen dat de influencer eerst een profiel vervolledigt met daarop alle informatie. In een raamovereenkomst kan er dan staan dat de influencer die informatie up-to-date moet houden.

Bovenop deze standaardeisen zijn er wel een aantal extra regels bij self-billing. Zo moet het steeds duidelijk zijn dat de klant de factuur heeft opgesteld. Daarom neem je op de factuur de vermelding “factuur uitgereikt door afnemer” op. Daarnaast moeten alle partijen hebben ingestemd met het gebruik van self-billing, wat bijvoorbeeld kan via de akkoordverklaring met de algemene voorwaarden.

Voor wie is self-billing interessant?

Self-billing staat bol van de voordelen, maar die zijn er vooral voor de klant. In de praktijk is self-billing dan ook vooral interessant voor organisaties waarbij veel zzp’ers en freelancers factureren, terwijl die zzp’ers en freelancers maar weinig klanten hebben. Het voorbeeld van de influencer en het influencerplatform was dus niet lukraak gekozen.