Wat staat er bij wanbetaling in een aanmaningsbrief?

Een aanmaningsbrief is vaak de laatste kans om tot betalen over te gaan. Telefoontjes, mails en herinneringsbrieven zijn reeds de revue gepasseerd en nu is het echt wel menens. Met de laatste aanmaning of de ingebrekestelling voldoe je aan een wettelijk opgelegde eis alvorens je verder actie mag ondernemen. Dan moet je er natuurlijk ook voor zorgen dat de aanmaningsbrief inhoudelijk in orde is.

Algemene informatie

In de eerste plaats neem je natuurlijk alle algemene informatie in de aanmaningsbrief op. Het gaat dan om de gegevens van je bedrijf, deze van de tegenpartij, contactgegevens enzovoort. Verwijs ook naar eerdere correspondentie hieromtrent. Vergeet eveneens niet om telkens de datum te noteren.

Duidelijk zijn waarover het gaat

Vervolgens is het belangrijk dat je duidelijk aangeeft waarover de aanmaningsbrief gaat. In een aanmaningsbrief maan je een klant aan om iets te betalen. Geef dat ook aan en wees duidelijk en concreet. Geef duidelijk aan:

• Welk bedrag de klant moet betalen
• Hoe de klant dat bedrag moet betalen (betaalgegevens)
• Op basis waarvan de klant dat bedrag moet betalen (voeg bv. een kopie van de factuur toe)
• Hoeveel tijd de klant heeft om te betalen (zie hieronder)
• Wat de gevolgen zijn als de klant niet tijdig tot betalen overgaat (wettelijke rente)

De klant nog even tijd geven

Wettelijk gezien ben je verplicht om de klant een schriftelijke aanmaning te verzenden en de klant nog een redelijke termijn te geven om alsnog te betalen. Hoelang die termijn is, maakt de wet niet duidelijk. Dat moet je eigenlijk altijd bekijken in het licht van de omstandigheden:

• Hoelang sleept het dossier al aan?
• Hoeveel tijd had de klant oorspronkelijk om te betalen?
• Hoe hoog of laag is het verschuldigde bedrag?
• Hoeveel moeite kan het de klant kosten om over de middelen te beschikken?
• Gaf de klant reeds schriftelijk blijk van tot betalen over te gaan?
• Heeft de kant voldoende tijd om de aanmaning te ontvangen en te lezen (bv. jaarlijkse vakantie)?
• Enzovoort

Over het algemeen wordt een termijn van 14 dagen als redelijk beschouwd. Bij twijfel kan je dan ook best die termijn aanhouden.

Verzenden per aangetekende post

Wanneer er uiteindelijk actie wordt ondernomen, moet je aantonen dat je de klant ook effectief een ingebrekestelling of aanmaning hebt verzonden. Daarom doe je het maar beter correct. Verzend de brief per aangetekende post en houd het bewijsstukje bij. Mail ook nog even een kopie door zodat de wanbetaler de volledige termijn van 14 dagen heeft om tot actie over te gaan.

Facturatiesoftware doet het voor jou

Er bestaan factuurprogramma’s die zowel herinneringsbrieven als aanmaningen voor jou maken en verzenden. Hierdoor heb je meteen een goede aanmaningsbrief en talm je bovendien niet te lang. De facturatiesoftware weet per slot van rekening wanneer de betaaltermijn is verstreken en volgt automatisch onbetaalde facturen op. Het is hierbij wel belangrijk dat je goed controleert of je zo’n automatische opvolging incidenteel kan uitschakelen, bijvoorbeeld omdat je al tot overeenstemming bent gekomen met de klant. Vergelijk factuurprogramma’s en automatiseer herinneringen en aanmaningen.