Wat te doen bij een geschil over een factuur?

Factuurgeschillen komen regelmatig voor in het Nederlandse bedrijfsleven en kunnen aanzienlijke gevolgen hebben voor zowel crediteuren als debiteuren. Een onbetaalde of betwiste factuur kan leiden tot liquiditeitsproblemen en juridische conflicten. Daarom is het essentieel om te weten welke stappen je kunt nemen om een geschil effectief op te lossen, zowel buitengerechtelijk als door middel van juridische procedures. In dit artikel worden de relevante wettelijke kaders en praktische oplossingen uiteengezet om factuurgeschillen efficiënt te beheren.

Juridisch kader en betalingsverplichtingen

In Nederland is een factuur een juridisch bindend document dat een betalingsverplichting creëert. Op grond van artikel 6:217 van het Burgerlijk Wetboek (BW) komt een overeenkomst tot stand door aanbod en aanvaarding. Zodra een partij akkoord gaat met de levering van goederen of diensten, ontstaat er een betalingsverplichting. Het niet nakomen van deze verplichting kan juridische consequenties hebben, zoals incassokosten en wettelijke rente. Indien een factuur niet wordt betaald, kan de schuldeiser aanspraak maken op de wettelijke rente. Daarnaast zijn incassokosten verschuldigd conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). De schuldeiser dient echter eerst een kosteloze aanmaning te sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen voordat incassokosten kunnen worden gevorderd.

Buitengerechtelijke oplossing van een factuurgeschil

Voordat juridische stappen worden ondernomen, is het aan te raden om het geschil buitengerechtelijk te proberen op te lossen. Dit kan escalatie voorkomen en onnodige kosten besparen. De eerste stap is het schriftelijk contact opnemen met de wederpartij en het geschil helder formuleren. Dit kan door middel van een bezwaarbrief waarin wordt uitgelegd waarom de factuur wordt betwist, ondersteund door relevante documentatie zoals offertes, overeenkomsten of correspondentie.

Indien de wederpartij niet reageert of het geschil voortduurt, kan bemiddeling een optie zijn. In veel sectoren bestaan geschillencommissies of brancheverenigingen die kunnen helpen bij het bereiken van een minnelijke schikking. Daarnaast kan een incassobureau worden ingeschakeld om druk uit te oefenen zonder direct een juridische procedure te starten. Dit kan vooral effectief zijn als de wederpartij de betalingsverplichting erkent, maar niet direct wil betalen.

Juridische stappen bij een onbetaalde of betwiste factuur

Wanneer een minnelijke schikking niet slaagt, kan een gerechtelijke procedure noodzakelijk zijn. De schuldeiser kan bij de kantonrechter een vordering instellen voor openstaande facturen tot € 25.000. Dit kan via een dagvaarding waarin de vordering wordt onderbouwd met bewijsstukken zoals facturen, contracten en correspondentie. De tegenpartij heeft vervolgens de mogelijkheid om verweer te voeren. Indien de rechter de vordering toewijst, kan de schuldeiser het vonnis laten executeren door een deurwaarder. Eventueel kan de schuldeiser een conservatoir beslag laten leggen op het vermogen van de debiteur voordat een vonnis is gewezen. Dit voorkomt dat de debiteur zijn vermogen onttrekt aan verhaal.

Indien de debiteur structureel wanbetaler is of financiële problemen heeft, kan faillissementsaanvraag een pressiemiddel zijn. Een schuldeiser kan het faillissement van een debiteur aanvragen bij de rechtbank als er sprake is van meerdere schuldeisers en onbetaalde vorderingen. Dit kan leiden tot snelle betaling of een schikking, maar is een zwaar middel dat niet in alle gevallen effectief is.