Wat zijn algemene voorwaarden?

Een bestelling zonder algemene voorwaarden? Dat is geen goed idee. Zonder algemene voorwaarden regelt het geldend recht de overeenkomst. Het gaat om wettelijke regels die algemeen zijn opgesteld en vaak helemaal niet interessant of toepasbaar zijn, waardoor je al snel tegen problemen aanloopt. Met goede algemene voorwaarden kan je zulke problemen voorkomen.

Afdwingbare voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn een lijst van afspraken die tussen de leverancier en de klant worden gemaakt, hoewel ze over het algemeen eenzijdig worden opgesteld en de klant zich er eenvoudig mee akkoord verklaart. In de algemene voorwaarden kan je de meest uiteenlopende afspraken opnemen, bijvoorbeeld over de leveringstermijn, je aansprakelijkheid, de gevolgen bij laattijdige betaling… Wel is het zo dat er een aantal beperkingen zijn over wat je wettelijk mag bepalen in je algemene voorwaarden. De meeste van deze beperkingen hebben betrekking op de consumentenkoop en gaan bijvoorbeeld over de wettelijke garantie of het herroepingsrecht bij een online verkoop.

Informatieplicht bij algemene voorwaarden

De algemene voorwaarden regelen de voorwaarden waaronder jij en je klant zaken doen. Hoewel ze vaak eenzijdig worden opgelegd, moet het wel nog steeds gaan om afspraken. Dit wil zeggen dat je klant moet weten wat je voorwaarden zijn en dat hij daarop beslist om alsnog, onder die voorwaarden, zaken met je te doen. In de praktijk is het niet zo dat je moet bewijzen dat hij de voorwaarden ook effectief heeft gelezen, maar je moet minstens aantonen dat hij er redelijkerwijs van op de hoogte had kunnen zijn.

Een oplossing daarvoor is om je algemene voorwaarden op je website te zetten en er vervolgens naar te verwijzen vanuit je bestelbon, offerte en factuur. Zo’n aanpak is echter niet altijd toegestaan en kan soms voor discussies zorgen. Wil je helemaal zeker zijn, dan neem je ze ook steeds integraal op. Je kan ze bijvoorbeeld op de achterzijde van je factuur printen. Vergeet dan niet om er op de voorzijde van je factuur naar te verwijzen.

Ten slotte is het ook mogelijk om je algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel te deponeren. Het zorgt ervoor dat je bewijsrechtelijk sterker staat, bijvoorbeeld als de papieren factuur vol koffievlekken zit en niet alle voorwaarden nog even goed leesbaar zijn. Dan is de werkelijke inhoud te bepalen door middel van je gedeponeerde algemene voorwaarden.

Niet voor de eerste keer op de factuur plaatsen

Hoewel het slim is om bij alle documenten nog even fijntjes te verwijzen naar je algemene voorwaarden, is het niet de bedoeling dat je op je factuur voor de eerste keer je algemene voorwaarden vermeldt. De afspraken tussen jou en je klant ontstaan op het moment van de wilsovereenstemming. Dit is het moment waarop er een aanbod is (bv. een aantal producten voor een bepaalde prijs) en dat dit aanbod wordt aanvaard. Wil je voorwaarden aan je aanbod koppelen, dan moet het op het moment van de overeenstemming gebeuren en niet nadien. De algemene voorwaarden zullen dus voor het eerst op je offerte moeten verschijnen. Nadien verwijs je er ook naar op je factuur, op je creditnota, bij een ingebrekestelling…

Algemene voorwaarden toevoegen aan facturen

Bij facturatiesoftware is het vaak eenvoudig om algemene voorwaarden toe te voegen. Bovendien verwijst de voorzijde van de factuur dan meteen naar de voorwaarden die zich op de achterzijde bevinden. Vergelijk facturatiesoftware en voeg meteen algemene voorwaarden aan je facturen toe.