Wat zijn de eisen bij facturen voor de Rijksoverheid?

Eerder hadden we het al over het verzenden van facturen naar de overheid. Hierbij zijn e-facturen steeds vaker de regel. Wanneer je echter een factuur maakt voor de Rijksoverheid, moet er op de factuur ook een aantal gegevens terug te vinden zijn. Zorg dat deze gegevens op de factuur te vinden zijn want anders kan de afhandeling en de betaling onnodig uitlopen.

Verplichte vermeldingen voor alle facturen

In eerste instantie zijn er de verplichte factuurvermeldingen die op iedere factuur moeten staan. Deze factuureisen gelden voor alle facturen, ongeacht of ze nu naar een lokale ondernemer, een buitenlandse klant of de Rijksoverheid worden verzonden.

• De eigen juridische naam en deze van de klant
• Het volledige adres en het adres van de klant
• Het eigen btw-identificatienummer en het KVK-nummer
• De datum waarop de factuur is uitgereikt
• Een opeenvolgend factuurnummer
• De geleverde goederen of diensten en hun omvang
• De datum waarop de goederen zijn geleverd of de datum van de voorafbetaling
• Het gevraagde bedrag (excl. btw)
• Het toepasselijk btw-tarief
• Het btw-bedrag

In een aantal eerdere blogs hebben we al uitgelegd hoe er met deze verplichte vermeldingen moet worden omgegaan. Lees in ieder geval ook even onze eerdere blogs over de eisen ten aanzien van digitale facturen en over hoe deze factuureisen zich in de praktijk laten vertalen.

Specifieke vermeldingen voor facturen aan de Rijksoverheid

Wanneer je aan de Rijksoverheid factureert, moet je bovendien nog een aantal andere vermeldingen op de factuur opnemen of zijn er een aantal bijzondere aandachtspunten. Vermeld zeker volgende gegevens:

• Het adres van het ministerie dat op de overeenkomst staat
• De directie en de contactpersoon bij dit ministerie
• Het referentienummer, verplichtingennummer en/of inkoopordernummer
• Het eventuele contractnummer
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde producten of diensten
• Het OIN (overheidsidentificatienummer) van het ministerie of de organisatie wanneer er sprake is van een e-factuur.

Zorg dat je dit goed doet want facturen met onvoldoende informatie worden steeds teruggestuurd.

Overheidsidentificatienummer

Om de onderdelen van de Rijksoverheid te identificeren moet er altijd een OIN op de factuur staan. De te gebruiken OIN is natuurlijk afhankelijk van de te factureren overheid. Hieronder hebben we een overzicht opgenomen (december 2020). Raadpleeg voor een actueel overzicht de Logius-website van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Factuuradres bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Houd er rekening mee dat alleen DUO en het Nationaal Archief een eigen factuuradres hebben. Voor andere diensten zoals de Onderwijsraad, de Erfgoed Inspectie of het College voor Toetsen en Examens wordt gewoon het factuuradres van het ministerie van OCW gebruikt.

Eenvoudig factuur opstellen voor de Rijksoverheid

Met een Nederlands factuurprogramma is het mogelijk om eenvoudig een (elektronische) factuur op te stellen voor de Rijksoverheid. Alle gegevens zijn eenvoudig in te vullen en de factuur wordt opgesteld in een UBL-formaat, een gestandaardiseerd formaat waarbij de factuur automatisch kan worden ingelezen. Let er wel altijd op of het factuurprogramma UBL-facturatie ondersteunt. Onder andere Silvasoft, Teamleader, Rompslomp en Exact ondersteunen UBL-facturatie.