Welke incassokosten mag ik aanrekenen voor onbetaalde facturen?

In onze vorige blogs hadden we het al over het toegenomen risico op onbetaalde facturen en wat je al dan niet kan doen om klanten uitstel van betaling te verlenen. Ondanks alle goede inspanningen kan het echter gebeuren dat een klant niet tot betalen overgaat. In zo’n geval zit er niks anders op dan achter de factuur aangaan. De kosten die je daarbij maakt, de zogenaamde incassokosten, mag je aan de klant doorrekenen.

Wettelijke beperkingen aan de incassokosten

In de WIK (wet incassokosten) staan de regels op basis waarvan je incassokosten aan je klant mag doorrekenen. Deze incassokosten omvatten de kosten van alle incassohandelingen. Het is dus niet toegestaan om daarnaast nog dossierkosten of kosten voor het opvragen van informatie in rekening te brengen. Wat wel kan is om bovenop de incassokosten de wettelijke rente te berekenen.

In de eerste plaats geeft de WIK het maximumbedrag aan dat je bij schuldeisers mag aanrekenen. Dit bereken je op basis van onderstaande tabel.

Daarnaast geeft de WIK weer hoe je de incassokosten moet berekenen bij meerdere vorderingen, bijvoorbeeld omdat de klant de factuur van de maand juni en van de maand juli niet betaalde. In dat geval moet het bedrag van de verschillende hoofdsommen bij elkaar worden opgeteld en moet je de incassokosten op het totaalbedrag berekenen.

Ten slotte staat er in de WIK duidelijk dat de rechter de incassokosten niet kan matigen, zelfs niet als je duidelijk minder incassokosten diende te maken. Soms kan het wel zo zijn dat het onredelijk is om überhaupt incassokosten te berekenen, bijvoorbeeld wanneer een klant een redelijke betalingsregeling aanbiedt en jij deze onredelijk weigert.

Voorbeeldberekening incassokosten

We berekenen de incassokosten voor twee facturen. De ene factuur heeft een factuurwaarde van 1.500 euro. De andere factuur heeft een factuurwaarde van 17.000 euro. We moeten deze twee vorderingen optellen, waardoor de totale vordering 18.500 euro bedraagt. We berekenen de incassokosten:

Afwijken is soms toch mogelijk

De WIK geeft uitdrukkelijk aan dat het mogelijk is om van deze maximumbedragen af te wijken. Dat kan echter alleen als de niet-betalende klant geen consument is. Bovendien moeten deze afwijkingen schriftelijk zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden die je vooraf meedeelde en die ook op de achterzijde van de factuur te vinden zijn. Als je dat niet doet, gelden opnieuw de WIK-bedragen. Het is echter niet toegestaan om onrealistisch hoge incassokosten af te spreken. De incassokosten moeten nog steeds reëel zijn.