Welke ondernemers zijn al dan niet verplicht om te factureren?

Intracommunautaire levering: factureren verplicht

Bij een intracommunautaire levering, namelijk bij de levering van goederen aan klanten in andere EU-landen, is het altijd verplicht om te factureren. Het maakt hierbij niet uit of het gaat om particulieren of zakelijke klanten. Enkel wanneer er sprake is van een vooruitbetaling geldt er een uitzondering. In dat geval hoef je geen factuur uit te reiken voor die vooruitbetaling. Nadien natuurlijk wel.

Levering van goederen en diensten aan particulieren

Wanneer er geen sprake is van een intracommunautaire levering en wanneer de klant een particulier is, ben je in principe niet verplicht om te factureren. Op deze algemene regel bestaan er wel een aantal uitzonderingen.

In de eerste plaats ben je wel verplicht om een factuur op te stellen wanneer er sprake is van een afstandsverkoop. De verplichting geldt ook wanneer je een nieuw of bijna nieuw vervoersmiddel, zoals een wagen of motor, aan een afnemer in een ander EU-land verkoopt. Ten slotte geldt de verplichting om te factureren voor groothandels in levensmiddelen, tandheelkundige grondstoffen, tabaksproducten of (onderdelen van) tandtechnische werken waarvan minstens 80% van de afnemers een ondernemer is.

Levering van goederen en diensten aan ondernemers

Hier is de algemene regel dat je altijd verplicht bent om de levering van goederen of diensten te factureren. Deze verplichting geldt ook voor buitenlandse ondernemers en (buitenlandse) rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen, stichtingen, Belgische vzw’s et cetera.

Bijzondere uitzonderingen

Naast bovenstaande algemene regels bestaan er voor sommige ondernemers aparte regelingen waarbij het niet nodig is om aan alle factuureisen te voldoen. Dat is onder andere het geval voor ondernemers in taxivervoer, openbaar vervoer, en in de horeca. Daarnaast is er de uitzondering voor ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren. Zij hoeven geen facturen uit te schrijven. Het gaat bijvoorbeeld om verzekeringsadviseurs en journalisten.

Ten slotte is er een bijzondere regeling voor ondernemers die afgesproken hebben dat de afnemer de factuur maakt. De voorwaarde is wel dat deze afspraak vooraf werd gemaakt en dat op de factuur “factuur uitgereikt door afnemer” wordt vermeld. In dat geval moet je als leverancier geen factuur maken. Je bent echter wel verplicht om de correctheid van de ontvangen factuur na te gaan, want als leverancier blijf je steeds verantwoordelijk voor de juistheid. Stel je een fout vast? Dan is de factuur ongeldig en moet je de afnemer daarvan op de hoogte brengen. Je kan dan een nieuw akkoord sluiten om een verbeterde factuur te ontvangen of je kan zelf een nieuwe factuur uitreiken.