8 tips om minder tijd te verliezen met de facturering

Time is money. Het is een bekend gezegde en het is zeker een bron van waarheid. Het is belangrijk dat je niet te veel tijd verdoet aan de administratie, bijvoorbeeld aan het verwerken van inkomende en uitgaande facturen. Er zijn verschillende manieren om tijd te besparen met de facturering. Technologie kan daarbij een belangrijk hulpmiddel zijn. Hieronder vind je een aantal tips waarmee je veel tijd kunt besparen en het factureringsproces kunt stroomlijnen.

1. Maak gebruik van een factuurprogramma

Het gebruik van factuursoftware automatiseert veel aspecten van het factureringsproces. Denk hierbij aan het automatisch en snel invullen van klantgegevens, automatische berekeningen en het opslaan van factuurgegevens. Deze software helpt ook bij het snel identificeren van fouten, het bijhouden van betalingen en het genereren van financiële rapporten, wat je veel tijd bespaart die anders besteed zou worden aan handmatige invoer en controle.

2. Standaardiseer factuurtemplates

Een uniforme factuurtemplate zorgt niet alleen voor een professionele uitstraling, maar vermindert ook de kans op fouten. Zorg dat deze templates alle essentiële bedrijfs- en betalingsinformatie bevatten. Dit helpt bij het versnellen van het factureringsproces, omdat elke factuur op dezelfde wijze wordt opgemaakt, waardoor je niet steeds opnieuw hoeft te beginnen.

3. Automatische herinneringen instellen

Het handmatig bijhouden van openstaande facturen kan een tijdrovende klus zijn. Door automatische herinneringen in te stellen, hoef je niet meer handmatig de vervaldatum van elke factuur te controleren. De software kan automatisch herinneringen sturen naar klanten van wie de betalingen achterstallig zijn, wat je tijd bespaart en je cashflow verbetert.

4. Automatische verwerking van inkomende facturen

Het automatisch en digitaal verwerken van inkomende facturen kan het proces van gegevensinvoer sterk vereenvoudigen. Gebruik een systeem dat inkomende facturen kan scannen en de relevante informatie automatisch in je boekhoudsysteem invoert. Dit vermindert de tijd die je besteedt aan het handmatig invoeren van gegevens. Het blijft wel belangrijk om alles goed te controleren.

5. Facturen in batches verwerken

Het verwerken van facturen in groepen of batches is een efficiënte manier om tijd te besparen. Door meerdere facturen tegelijk te creëren, te verzenden en/of te boeken, kun je repetitieve taken verminderen en het hele proces versnellen. Je hoeft ook maar één keer naar de factuuromgeving te gaan en in te loggen, in plaats van dit verschillende keren per dag of per week te doen.

6. Online betalen en betalingen automatisch verwerken

Door klanten online betalingsopties te bieden, versnel je het betalingsproces en verminder je de administratieve lasten van het verwerken van contante betalingen of onbetaalde facturen. Je kunt ook je bankafschriften automatisch verwerken. Denk daarnaast aan integraties met betaalsystemen als PayPal.

7. Integratie met boekhoudsoftware

Een directe koppeling tussen je facturatie- en boekhoudsoftware zorgt voor een naadloze overdracht van gegevens. Dit voorkomt fouten bij het overtypen van informatie en zorgt voor een snellere verwerking van financiële gegevens. Ook koppelingen met andere administratiesoftware zijn wat dit betreft aan te raden.

8. Administratie in de cloud

Het gebruik van cloudopslag voor het bewaren van facturen zorgt voor een gemakkelijke toegankelijkheid en een betere beveiliging. Je kunt je facturen vanaf elke locatie raadplegen, wat bijdraagt aan de flexibiliteit en de efficiëntie. Als de software ook in de cloud draait, kun je op momenten waarop je anders niks doet (bijvoorbeeld in de trein) facturen maken en verwerken.