Zelf een PDF-factuur maken: zo doe je dat!

Een PDF-factuur is een digitale factuur die is opgeslagen in het Portable Document Format (PDF), een formaat dat bekendstaat om zijn betrouwbaarheid en brede compatibiliteit. Het wordt vaak gebruikt door bedrijven en zelfstandigen voor het versturen van facturen, omdat het zorgt voor een consistente weergave, ongeacht het apparaat of besturingssysteem waarmee de ontvanger de factuur opent. PDF-facturen zijn ideaal voor het behouden van de opmaak en inhoud exact zoals bedoeld door de verzender. Ze kunnen gemakkelijk worden bijgevoegd bij e-mails of geüpload naar online platformen. Dit maakt ze een populair en praktisch middel voor bedrijven van alle groottes om professionele en nauwkeurige facturen te versturen naar hun klanten.

Zelf een PDF-factuur maken vanuit Word

Om zelf een PDF-factuur te maken vanuit Microsoft Word, begin je met het opzetten van een factuursjabloon of met het selecteren van een bestaand sjabloon binnen Word. Vul vervolgens de noodzakelijke gegevens in, zoals de bedrijfsinformatie, de klantgegevens, de beschrijving van de geleverde diensten of producten, de prijzen en de totaalbedragen. Zodra je factuur volledig en correct is ingevuld, ga je naar ‘Bestand’, kies je ‘Opslaan als’ en selecteer je de locatie waar je de factuur wilt opslaan. Kies in het dropdownmenu bij ‘Opslaan als type’ voor ‘PDF’. Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om je document als een PDF-factuur te bewaren.

Zelf een PDF-factuur maken vanuit Excel

Om zelf een PDF-factuur te maken vanuit Microsoft Excel, begin je met het opstellen of kiezen van een factuursjabloon binnen Excel. Vul de benodigde velden in, zoals de bedrijfsnaam, de klantgegevens, de gedetailleerde omschrijving van producten of diensten, de prijs per eenheid, het totaalbedrag inclusief btw en eventuele betalingsvoorwaarden. Controleer of alle informatie correct en volledig is. Ga daarna naar ‘Bestand’ en selecteer ‘Opslaan als’. Kies de gewenste locatie voor het opslaan van je factuur. In het menu ‘Opslaan als type’ selecteer je ‘PDF’. Klik op ‘Opslaan’ om je Excel-document op te slaan als een gestructureerde en professionele PDF-factuur. Het voordeel van een PDF-factuur maken vanuit Excel is dat je met formules kunt werken die een aantal berekeningen automatisch voor jou uitvoeren.

Zelf een PDF-factuur maken met een factuurprogramma

Het maken van een PDF-factuur met een gespecialiseerd factuurprogramma biedt diverse voordelen die het facturatieproces aanzienlijk vereenvoudigen en professionaliseren. Deze programma’s zijn ontworpen om de gebruiker door het gehele proces van factuurcreatie te leiden, van het invoeren van klantgegevens tot het automatisch berekenen van btw en totaalsommen. Na het invullen van de vereiste informatie kan de factuur met één klik worden omgezet in een PDF-formaat. Dit bespaart tijd en minimaliseert fouten. Bovendien zorgen factuurprogramma’s voor een uniforme uitstraling van al je facturen, wat bijdraagt aan een professioneel bedrijfsimago. Ook de integratie met andere bedrijfssystemen, zoals boekhoudsoftware en CRM-systemen, is een groot voordeel.

Alternatieven voor een PDF-factuur

Naast PDF-facturen zijn er diverse alternatieven die bedrijven kunnen overwegen om hun facturatieproces te moderniseren en te optimaliseren. Een populair alternatief is het gebruik van e-facturen in UBL-formaat die naadloos kunnen integreren met de meeste boekhoudsystemen en die automatische gegevensverwerking mogelijk maken. Dit vermindert de kans op fouten en versnelt de betalingsprocessen. Daarnaast bieden sommige cloud-gebaseerde facturatiediensten de mogelijkheid om facturen direct via een online platform te versturen en te beheren, met live updates over de betalingsstatus en eenvoudige toegang vanaf elk apparaat.