Nieuw jaar, nieuwe facturen: wat met de factuurnummering in 2024?

Terwijl we ons voorbereiden om 2023 achter ons te laten, kijken we al uit naar wat 2024 ons kan brengen. Het wordt namelijk weer een jaar vol nieuwe doelen en kansen. Bij de jaarovergang hoort ook altijd een beetje administratie. Regelmatig krijgen we daarbij vragen over de factuurnummering. Vooral startende ondernemers die net hun eerste ondernemersjaar achter de rug hebben, hebben al eens vragen over de factuurnummering bij een nieuw kalenderjaar. In deze blog duiken we in de regels rond factuurnummering bij een nieuw kalenderjaar en hoe een goed factuurprogramma dit proces kan vereenvoudigen en automatiseren.

Regels voor factuurnummering

Elke factuur die je uitgeeft, moet een uniek en opeenvolgend nummer hebben. Dit is niet alleen een vereiste van de Belastingdienst om de administratie te vergemakkelijken, maar het helpt ook bij het voorkomen van fraude en het identificeren van ontbrekende documenten. Chronologisch nummeren betekent dat elk opeenvolgend nummer hoger moet zijn dan het vorige. Hieruit moet dus blijken dat factuurnummer twee volgt op factuurnummer één en dat factuurnummer drie volgt op factuurnummer twee enzovoort.

Wat wel mag, is om bij een willekeurig nummer te starten. Je kunt bijvoorbeeld starten bij factuur 123 en achtereenvolgens factuurnummers 124 en 125 aanmaken. Zo zien je klanten niet hoeveel facturen je hebt verzonden. Wat niet mag, is de opeenvolgende nummering onderbreken door bijvoorbeeld een kalendermaand toe te voegen en bij elke kalendermaand de nummering opnieuw te beginnen.

Factuurnummering bij een nieuw kalenderjaar

Sommige ondernemers kiezen ervoor om het kalenderjaar te verwerken in hun factuurnummering. Dit is toegestaan en biedt een voordeel: je weet eenvoudig in welk kalenderjaar een bepaalde factuur in de administratie is verwerkt. Wanneer een nieuw jaar begint, kun je er vervolgens voor kiezen om een nieuwe factuurnummerreeks te starten. Bijvoorbeeld, je kunt beginnen met 20240001 voor de eerste factuur van 2024. Dit is handig voor het scheiden van de administratie per jaar. Echter, het is cruciaal dat de nummers binnen een jaar opeenvolgend en consistent blijven. Ook hier kun je met een willekeurig nummer beginnen, bijvoorbeeld 20240123. Als je het jaartal niet in je nummering verwerkt, hoef je niks te doen en kun je gewoon een opeenvolgende nummering gebruiken. Als de laatste factuur van 2023 dus het nummer 905 had, heeft de eerste factuur van 2024 het nummer 906.

Fouten bij factuurnummering

Fouten kunnen natuurlijk altijd gebeuren, bijvoorbeeld het overslaan van nummers of het twee keer gebruiken van hetzelfde nummer. In dergelijke gevallen is het aan te raden om, indien mogelijk, deze fout recht te zetten, vooral als de factuur nog niet is verzonden. Consistentie en nauwkeurigheid in de nummering zijn essentieel voor de geloofwaardigheid van je boekhouding. Als de fout later wordt opgemerkt, valt hier uiteraard niks meer aan te doen. Dan is het belangrijk om heel consistent te zijn met de nummering van de volgende facturen.

Automatisering via factuurprogramma’s

Een betrouwbaar factuurprogramma neemt veel van deze zorgen weg. Deze programma’s genereren automatisch het volgende logische factuurnummer, waardoor de kans op fouten aanzienlijk vermindert. Sommige systemen bieden ook de mogelijkheid om prefixen toe te voegen. Met een goed factuurprogramma kun je dus niet alleen tijd besparen, maar ook de nauwkeurigheid van je administratie waarborgen. Het nieuwe jaar is een uitgelezen kans om over te stappen op zo’n systeem.