Een project factureren: hoe, wanneer en waarom?

Het afronden van een project is uiteraard een bevredigend moment voor veel ondernemers. Zonder een correcte facturering is het project echter nog niet volledig afgerond, terwijl een factuur niet altijd het einde van het project hoeft te betekenen. In deze blog verdiepen we ons in het factureren van een project, van de timing tot het belang van de integratie met projectmanagementsoftware.

Timing bij het factureren van een project

Wanneer je factureert, is vooral afhankelijk van de afspraken die je hebt gemaakt met de opdrachtgever. Bij langdurige projecten is het niet ongewoon dat er met tussentijdse facturen wordt gewerkt. Na elke projectfase volgt er dan bijvoorbeeld een deelfactuur. Het kan ook dat je elke maand of elk kwartaal de gepresteerde uren in rekening brengt. Of er kan met tussentijdse voorschotten worden gewerkt die onafhankelijk zijn van de gepresteerde uren. Dit alles zorgt voor een goede cashflow en verkleint het risico op niet-betaling. Bij het tussentijds factureren van gepresteerde uren behoudt de klant ook het overzicht en krijgt hij of zij een idee van de te verwachten kosten. Jullie krijgen wel te maken met meer administratie.

Het is ook mogelijk om enkel te werken met een eindfactuur die je opstelt wanneer het gehele project is afgerond. Dit zorgt voor een eenvoudiger administratieproces. Het risico op niet-betaling wordt wel groter. Ook is het vervelend voor je cashflow en kan je klant voor verrassingen komen te staan als het factuurbedrag ineens groter is dan verwacht.

Koppeling tussen projectmanagement- en factuurprogramma

In een ideaal geval is jouw projectmanagementsoftware naadloos gekoppeld aan jouw factuurprogramma. Hierdoor kun je bijvoorbeeld uren, materialen en andere kosten direct vanuit de projectmanagementsoftware overbrengen naar een factuur. Op basis van de projectvoortgang of mijlpalen kun je soms zelfs automatisch facturen openstellen. Bovendien heb je in beide programma’s het overzicht op de facturen die je hebt opgesteld, terwijl je ook weet welke facturen reeds zijn betaald of open staan. Deze integratie bespaart met andere woorden veel tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een soepel factureringsproces.

Opgestelde factuur als evaluatiemoment

Na afloop van een project is het essentieel om te beoordelen. De factuur kan hierbij als evaluatie-instrument worden gebruikt. Je kunt een directe vergelijking uitvoeren. Zet de kosten en de inkomsten naast elkaar om de winstgevendheid van het project te bepalen. De bevindingen kun je gebruiken bij het opstellen van nieuwe offertes. Vergelijk ook zeker de geschatte kosten en de geschatte werkuren met de werkelijke kosten en uren om te zien waar je in de toekomst betere inschattingen kunt maken. Tot slot is het goed om ook de cashflow tijdens het project te bekijken. Eventueel zal je in de toekomst betere afspraken moeten maken om de cashflow van jouw onderneming te bewaken. Er zijn uiteraard ook andere dingen die je kunt doen om tot een betere cashflow te komen.

Een project factureren is hoe dan ook meer dan alleen een betalingsverzoek. Het is een tool voor communicatie, evaluatie en zelfs bedrijfsgroei. Door te investeren in goede software en door de juiste systemen te gebruiken, kun je de facturering stroomlijnen, wat zorgt voor tevreden klanten en een gezonde bedrijfsvoering.