Online een offerte maken: hoe doe ik dat?

Voor veel klanten is een goede offerte onmisbaar. Ze gaan niet zomaar werken of taken uitbesteden, maar willen eerst een goed idee krijgen van wat dit zal kosten. Offertes kunnen met elkaar worden vergeleken en bieden zekerheid. Voor ondernemers is het in dit digitale tijdperk eenvoudiger dan ooit om snel goede offertes te maken. We leggen uit wat een offerte is, waarin het verschilt van een factuur en hoe jij online een offerte kunt maken.

Wat is een offerte?

Een offerte is een formeel voorstel of een schriftelijke verklaring van een ondernemer aan een potentiële klant. Hierin biedt de ondernemer specifieke producten of diensten aan tegen een voorgestelde prijs. In tegenstelling tot een factuur, wat een betalingsverzoek voor geleverde diensten of producten vertegenwoordigt, is een offerte een aanbod dat nog moet worden geaccepteerd door de klant.

Wat moet er op een offerte staan?

Het is belangrijk dat een offerte duidelijk is opgesteld en geen ruimte laat voor discussie of interpretaties. Daarnaast zijn er nog een aantal andere gegevens die niet kunnen ontbreken, zoals de bedrijfsgegevens en de klantgegevens.

• Bedrijfsgegevens en klantgegevens: Beide partijen moeten duidelijk worden geïdentificeerd, inclusief naam, adres en contactgegevens.
• Datum: Dit geeft aan wanneer de offerte is opgesteld.
• Offertenummer: Opeenvolgende nummering voor administratieve doeleinden en voor toekomstige referenties.
• Samenvatting van de gevraagde werkzaamheden of producten: Een duidelijke omschrijving van wat er wordt aangeboden.
• Uurtarief/totale prijs: Afhankelijk van de aard van het werk, kunnen hier de kosten per uur, kosten per product of de totale kosten voor het project worden aangegeven.
• Geldigheid van de offerte: De periode waarin de offerte kan worden geaccepteerd.
• Eventuele extra kosten: Denk aan reiskosten, materiaalkosten of andere onvoorziene uitgaven. Het is vaak nog niet duidelijk hoe hoog deze kosten zullen zijn. Op de offerte staat hoe deze kosten zullen worden verrekend.

Het is ook essentieel om de algemene voorwaarden bij jouw offerte te vermelden. Dit biedt duidelijkheid over de voorwaarden waaronder je zakendoet, waaronder de betalingsvoorwaarden, de garantiebepalingen en eventuele andere voorwaarden.

Online een offerte maken

Het mooie van online werken is de efficiëntie en de snelheid waarmee taken kunnen worden voltooid. Veel factuurprogramma’s bieden nu ook de mogelijkheid om offertes te maken. Wat vooral handig is, is dat je – zodra een klant de offerte heeft goedgekeurd – de offerte in één klik kunt omzetten in een factuur. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten bij het overtypen van gegevens. Bovendien kunnen sommige programma’s klanten de mogelijkheid bieden om de offerte online goed te keuren, waardoor het goedkeuringsproces eenvoudiger wordt.

Het monitoren van openstaande offertes is net zo cruciaal als het opstellen ervan. Met online tools kun je gemakkelijk bijhouden welke offertes nog niet zijn geaccepteerd en kun je herinneringen sturen naar klanten, waardoor je de conversieratio’s kunt verbeteren. Je kunt soms ook statistische gegevens raadplegen en leren van jouw offertes. Zo kom je te weten welke offertes beter werken en kun je hiermee experimenteren, om zo nog betere resultaten te behalen. Door te kiezen voor een factuurprogramma kun je met andere woorden het proces van offerte tot factuur stroomlijnen en de zakelijke efficiëntie verhogen.