Belang van goede factuurvoorwaarden is nogmaals bewezen

In een eerdere blog hebben we het al gehad over het belang van goede algemene voorwaarden of factuurvoorwaarden. Dergelijke algemene voorwaarden leggen namelijk de afspraken vast die tussen contractspartijen zijn gesloten. Het is altijd een goed idee om deze algemene voorwaarden aan de factuur toe te voegen, maar ook om goed na te denken over de redactie ervan. Dit bewijst ook een uitspraak van 17 februari 2021 door Rechtbank Rotterdam.

Telt een A3-print als twee A4’tjes?

In deze zaak is er een bedrijf dat kopieerapparaten, printers en faxen voor de zakelijke markt verhuurt, installeert en onderhoudt. Deze leverancier had een overeenkomst met een grafisch bedrijf. Hierbij werd een all-in-maandbedrag van 1.836,44 euro overeengekomen. In dit all-in-maandbedrag zitten ook 20.000 zwart-witprints en 17.000 kleurenprints begrepen. Eenmaal deze grens wordt overschreden, worden de extra prints gefactureerd aan 4,9 eurocent per kleurenprint en 0,85 eurocent per zwart-witprint.

Alles leek lange tijd goed te gaan, tot de leverancier werd overgenomen. Onder de overnemer werd in 2020 ineens een eindafrekening verzonden voor een bedrag van 44.566,91 euro. Dit hoge bedrag kwam volgens de leverancier door de vele A3-prints die de klant maakte. Volgens de leverancier zou zo’n A3-print telkens meetellen voor twee prints, aangezien de grootte van een A3 dubbel zo groot is als een A4. Hierdoor waren de overeengekomen grenzen ruimschoots overschreden. De klant betwiste het een en ander en de rechter diende uitspraak te doen.

Algemene voorwaarden verwijzen naar wat gebruikelijk is

In de overeenkomst werd steeds melding gemaakt van een aantal vrije afdrukken en een meerprijs voor afdrukken, zonder dat er daarbij ooit een onderscheid werd gemaakt tussen A3- en A4-prints. De leverancier verwijst daarom naar haar algemene voorwaarden waarin is opgenomen dat de gebruikelijke vergoeding wordt toegepast wanneer er geen prijs is afgesproken. Volgens de leverancier is de op de markt gebruikelijke vergoeding van toepassing op zo’n A3-print.

Volgens de leverancier had de klant moeten weten dat het gebruikelijk is dat een A3-print telt voor twee A4-prints, nu de klant een grafisch bedrijf is met meer dan dertig jaar ervaring. Voorts haalde de leverancier een mail uit 2012 aan. In deze mail had de klant bij een eerdere overeenkomst het volgende gevraagd: “geldt nog steeds één A3 is twee keer A4 bij Kyocera?”, wat door de leverancier zou zijn bevestigd. Deze mail had betrekking op een eerdere overeenkomst, waarin het onderscheid tussen A3- en A4-prints eveneens niet in het contract was opgenomen. Volgens de klant was het echter net omwille van dit onderscheid dat er van een Kyocera-contract naar een nieuw Canon-contract werd overgestapt.

Rechter geeft klant gelijk

De rechter oordeelde in het voordeel van de klant. De rechter gaf aan dat het aan de leverancier is om te bewijzen hoe de prijsstelling is. Het verwijzen naar een mail die betrekking heeft op een vorige overeenkomst volstaat niet. De rechter betwiste ook dat de markt een harde ‘A3 = 2 x A4’-norm kent. De rechter haalt tevens aan dat de bepaling van de algemene voorwaarden geen ingang vindt omdat er wel degelijk een prijs is afgesproken. De rechter oordeelt daarom dat er geen prijsonderscheid mag worden gemaakt tussen A3- en A4-prints. De klant diende uiteindelijk nog een meerprijs van 1.000 euro (excl. btw) te betalen voor de beperkte overschrijding. De leverancier diende de proceskosten ten bedrage van 4.270 euro te betalen.

Deze zaak leert ons dat je er met facturen alleen nog niet komt. Het blijft belangrijk om afspraken op papier te zetten. Dat een A3-print gelijkstaat aan twee A4-prints, had de leverancier bijvoorbeeld in zijn algemene voorwaarden moeten vermelden en op de achterkant van elke factuur moeten opnemen. Bij vrijwel alle facturatiesoftware is het echter mogelijk om ook algemene voorwaarden op te nemen. Maak dan ook gebruik van deze optie.