Een goede factuurlay-out is heel belangrijk: dit moet je weten

Factuurprogramma’s maken het mogelijk om correcte facturen op te stellen. Vaak beschik je daarnaast over nog heel wat andere handige functies. Denk maar aan de mogelijkheid om automatisch betalingsherinneringen te verzenden of aan het automatisch boeken van opgestelde facturen. Dit doen de meeste factuurprogramma’s heel goed. Iets waarin factuurprogramma’s meestal minder goed zijn, is de designvrijheid.

Het belang van een goede factuurlay-out

De factuurlay-out bestaat uit alle visuele elementen van de factuur. Het betreft de opmaak, het lettertype en het uiterlijk van de factuur. Het is belangrijk dat je aan de factuurlay-out kan sleutelen. De debiteur moet namelijk meteen kunnen opmerken dat de factuur van je bedrijf afkomstig is. Daarom mag bijvoorbeeld je logo niet ontbreken.

Bovendien is het maar beter dat je factuur een professionele uitstraling heeft, want dit zorgt ervoor dat debiteurs je serieus nemen en dat ze tijdig betalen. Ook zaken als het lettertype, het kleurgebruik en zelfs het vermelden van een slogan dragen hieraan bij. In de praktijk wil dit vooral zeggen dat een factuur moet aansluiten bij je huisstijl. Dit zorgt bovendien voor herkenbaarheid en draagt bij aan de merkbeleving.

Let wel op, want een factuur is nog steeds een factuur en kan maar beter duidelijk zijn. Te veel poespas is dus zeker niet nodig.

Factureren in Excel en een factuursjabloon downloaden

Maak je facturen in Excel, wat wij overigens niet aanbevelen, dan kan je vaak heel eenvoudig factuursjablonen downloaden en deze naar wens aanpassen. Hiervoor gebruik je bijvoorbeeld de website templates.office.com waar je meteen kan kiezen uit ongeveer tachtig verschillende sjablonen die je naar wens aanpast. Ook op andere websites zijn er sjablonen terug te vinden.

Factuurprogramma’s met verschillende factuursjablonen

Bij lang niet alle factuurprogramma’s kan je de lay-out vrij aanpassen. Het is niet ongewoon dat je slechts kan kiezen uit een beperkte lijst met bestaande designs en dat je hier vervolgens een ontwerp uit kan kiezen, mits de mogelijkheid om een logo toe te voegen of heel beperkte aanpassingen te doen. Soms moet je zelfs (maandelijks!) bijbetalen om een ander ontwerp te gebruiken. De mogelijkheid om tussen verschillende sjablonen te kiezen, is een pluspunt. Maar niet als dit ten koste gaat van de mogelijkheid om het design naar wens aan te passen!

Zelf een eigen factuurlay-out maken

Bij de betere factuurprogramma’s is het niet alleen mogelijk om te kiezen tussen verschillende sjablonen, maar kunnen de facturen bovendien helemaal naar wens worden aangepast of kan je zelf een eigen documentlay-out maken.

Dit is bijvoorbeeld het geval voor de factuursoftware van Silvasoft. Hiervoor maak je dan gebruik van de geïntegreerde Documenttemplate Builder. Je hoeft dus geen kennis te hebben van grafische programma’s, maar maakt gewoon gebruik van een speciale tool die je heel wat keuzeopties biedt. Het blijft wel mogelijk om een achtergrond toe te voegen. Hierdoor kan je bijvoorbeeld een bestaand ontwerp aan het factuurprogramma toevoegen.

Een geschikt factuurprogramma vinden

Bij het zoeken naar een goed factuurprogramma zijn er veel dingen waarop je moet letten. Niet alleen is het belangrijk dat je over alle tools beschikt en het een en ander kan automatiseren, maar bovendien is het ook belangrijk dat je de factuurlay-out naar wens kan aanpassen. Maak gebruik van onze vergelijkingstool om vandaag nog het beste factuurprogramma te vinden.