Oeps, ik vergat een factuur te maken! Kan dat nog maanden of jaren later?

Met een goede administratie zou het niet mogen, maar het kan natuurlijk altijd dat je een vordering om de een of de andere reden uit het oog bent verloren. Kan je dan weken, maanden of jaren later nog steeds een factuur maken? In principe wel, maar er zijn toch een aantal aandachtspunten.

Jaren later een factuur maken is toegestaan

Er is geen wet die leveranciers of dienstverleners verbiedt om jaren later een factuur te maken. De vordering blijft bestaan en het blijft toegestaan om de factuur enige tijd later op te stellen. De factuur staat namelijk los van de overeenkomst en heeft louter een bewijsfunctie. Ook zonder een factuur of bij een laattijdige factuur blijft de overeenkomst bestaan.

Wel is het zo dat de bewijskracht van de factuur kan afnemen naarmate de tijd verstrijkt. Het is de rechter die hierover zal moeten oordelen. Hij zal daarbij rekening houden met onder andere de omvang van de factuur, de omstandigheden, de oorzaak van de laattijdigheid, de andere bewijzen en natuurlijk hoe laattijdig de facturering gebeurde.

Als de rechter oordeelt dat de vordering voldoende bewezen is, dan moet de klant de factuur nog steeds betalen. Wel is het zo dat de klant kan opperen dat de laattijdige facturering een contractuele fout is en dat hij een schadevergoeding kan vorderen. Voor de rechter kan een laattijdige factuur dus best nog wel wat gedoe opleveren, maar in principe kan je dus maanden of jaren later nog steeds een factuur verzenden. Weet wel dat de fiscus over het algemeen moeilijker is dan de rechter en niet tevreden zal zijn als jij pas jaren later de omzetbelasting doorstort …

Facturen kunnen verjaren

Als een factuur heel laat is verzonden, kan de ontvanger zich op de verjaring beroepen. Een vordering, en dus ook de factuur die dit bewijst, kan nu eenmaal verjaren en blijft niet eeuwig bestaan. Als een factuur is verjaard, kan je de ontvanger nog vriendelijk vragen om het toch te betalen, maar je kan het niet langer afdwingen. Hoelang deze verjaringstermijn is, is afhankelijk van het type klant die de factuur ontvangt.

Bij zakelijke klanten verjaren vorderingen of facturen pas vijf jaar nadat de betalingstermijn is verstreken. Wanneer de factuur niet is verzonden, vertrekt men van de datum waarop de factuur had moeten worden verstuurd en van een normale betalingstermijn van bijvoorbeeld dertig dagen. Bij consumenten geldt een kortere verjaringstermijn van twee jaar voor een consumentenkoop. In andere gevallen, bijvoorbeeld als een consument zijn heg laat snoeien door een hovenier of als je een reis bestelt, is deze kortere verjaringstermijn niet van toepassing en zal de factuur pas na vijf jaar verjaren.

Goede afspraken maken met klanten

In principe moet ook een factuur die veel later komt dan verwacht nog steeds worden betaald. Enkel als de factuur verjaard is, is dit niet langer het geval. Omdat dit alles wat gedoe kan opleveren, is het aan te raden om vooraf even contact op te nemen met de klant. Vertel nog even duidelijk waar de factuur vandaan komt, verontschuldig je en stel je vooral flexibel op, bijvoorbeeld door een langere betalingstermijn toe te staan of door een betalingsregeling aan te bieden. Ook kan je nog een korting toekennen voor het ongemak. Wanneer een factuur is verjaard, kan je altijd nog een factuur verzenden. Vervolgens merk je wel of de klant al dan niet van de verjaringstermijnen heeft gehoord.

Nog beter is het natuurlijk om de facturen gewoon tijdig te verzenden en op te volgen. Een goed factuurprogramma draagt hieraan bij en zorgt ervoor dat je geen vorderingen uit het oog verliest. Vergelijk factuurprogramma’s en voorkom gedoe rond laattijdige facturen.