Waarom moet ik een datum op mijn factuur vermelden?

In Nederland moeten facturen verplicht een aantal gegevens bevatten. Het gaat bijvoorbeeld om de volledige naam van zowel jezelf als de afnemer en om je KVK-nummer. Daarnaast is het verplicht om de datum waarop de factuur is uitgereikt op je factuur te vermelden. Waarom is dit eigenlijk verplicht en wat zijn de gevolgen als je geen datum op je factuur vermeldt? We leggen het uit.

Wat is de factuurdatum?

De factuurdatum is de datum waarop de factuur is opgesteld. Dit hoeft niet automatisch overeen te komen met de datum waarop je de goederen leverde of de diensten hebt verricht. Je mag de factuur ook later opstellen, bijvoorbeeld bij opeenvolgende leveringen of prestaties. Voor de btw-administratie geldt in ieder geval dat de factuur moet worden uitgereikt binnen vijf werkdagen die volgen op de maand van de prestatie of de levering.

Waarom moet ik een factuurdatum vermelden?

De factuurdatum zorgt ervoor dat een controleur weet dat de factuur wel degelijk op dit tijdvak betrekking heeft. Anders zou men voortdurend oude facturen kunnen hergebruiken. Op basis van de factuurdatum kan de echtheid eenvoudig worden gecontroleerd, bijvoorbeeld door het te vergelijken met de administratie van de leverancier.

Op basis van de factuurdatum weet je ook in welke maand of kwartaal je aangifte moet doen en in welk jaar je de kost van de belastbare winst mag aftrekken. Bij investeringen zal de factuurdatum bepalen vanaf wanneer en tot wanneer je mag afschrijven.

Verder heeft de factuurdatum gevolgen voor de betaaltermijn. Als je bijvoorbeeld aangeeft dat de klant binnen een termijn van 50 dagen moet betalen, zal de factuurdatum meestal bepalen wanneer deze termijn begint te lopen. In de algemene voorwaarden kan er eventueel worden afgesproken dat deze termijn op de leverdatum begint te lopen, maar dit wordt niet vaak gedaan. Wanneer er helemaal geen afspraken over de betalingstermijn worden gemaakt, geldt een betalingstermijn van 30 dagen. Deze termijn begint dan te lopen op het moment van de factuurdatum.

Ten slotte is de factuurdatum belangrijk om te bepalen wanneer een factuur verjaart. Een factuur verjaart namelijk vijf jaar na de dag dat de vordering opeisbaar is geworden. Dit wil zeggen: vijf jaar na de uiterste betaaldatum. Deze uiterste betaaldatum is veelal te bepalen op basis van de factuurdatum. Eenmaal de factuur is verjaard, kan deze niet meer worden geïnd.

Wat als ik geen factuurdatum op mijn factuur vermeld?

Wanneer een factuur niet aan de wettelijke eisen voldoet, kan de Belastingdienst een boete opleggen. Deze boete kan tot duizenden euro’s oplopen. Daarnaast zorgt een onvolledige factuur ervoor dat er geen recht is op de aftrek van de voorbelasting. Daarom zal de klant altijd vragen om de factuurdatum alsnog op de factuur te plaatsen. De leverancier moet de verschuldigde btw wel gewoon betalen.

Als je een factuur zonder factuurdatum hebt opgesteld, kan je maar beter de factuur terugnemen en een nieuwe factuur uitreiken die wel aan de wettelijke eisen voldoet. Dit doe je door een creditnota uit te reiken die de onjuiste factuur herroept.