Hoe maak ik een factuur voor een buitenlandse klant?

Moet je voor de eerste keer een factuur opstellen voor een buitenlandse klant? Dan is dat wellicht goed nieuws en dan ben je lekker aan het groeien. Veel ondernemers vragen zich op dit punt wel af hoe ze een factuur voor zo’n buitenlandse klant moeten opstellen en wat er zoal op die factuur moet staan. Het antwoord is sterk afhankelijk van wie je klant is en waar je klant is gevestigd.

Particuliere klant binnen de EU

Dit is een eenvoudige: hier maak je zoals vanouds een factuur op en reken je het toepasselijke btw-tarief in Nederland aan. Verder neem je gewoon alle verplichte vermeldingen op.

Wel moet je er rekening mee houden dat er bij afstandsverkopen ook drempelbedragen gelden. Wanneer zo’n drempelbedrag overschreden is, ben je verplicht om je in dat EU-land te registreren. In dat geval moet je het btw-tarief van dat land toepassen.

Hier wordt het complex omdat het drempelbedrag per EU-land verschilt. Voor leveringen aan Duitse consumenten geldt er bijvoorbeeld een drempel van 100.000 euro, terwijl er in Roemenië een drempelbedrag van 118.000 Roemeense leu van toepassing is (+/- 24.000 euro).

Onderneming binnen de EU

Wanneer je aan een btw-plichtige onderneming in de EU factureert, wordt de btw-verleggingsregeling toegepast. Dit houdt in dat jij geen btw moet factureren, maar dat de ondernemer in zijn eigen land de btw moet aangeven en voldoen. Het gevolg hiervan is dat je op je factuur geen btw vermeldt (schrijf niet “0% btw” maar bereken gewoon geen btw), duidelijk “btw verlegd” noteert en zorgt dat de factuur aan alle eisen voldoet. Zeker het btw-nummer van de klant mag niet ontbreken.

Klant buiten de EU

Wanneer je goederen factureert aan een particuliere of zakelijke klant buiten de EU bereken je nooit de btw. De toegevoegde waarde ontstaat in het derde land en zij kiezen zelf hoe ze daarmee omgaan en in welke mate ze je klant daarop belasten. Elk land heeft andere regels en tarieven en het is aan de ontvanger om ervoor te zorgen dat hij netjes aan alle regels voldoet. In de praktijk zal de douane daar wel voor zorgen.

Bij het leveren van diensten is het iets complexer en is het ook afhankelijk van de geleverde dienst en de hoedanigheid van de afnemer. Zelfs de toepasselijkheid van de KOR kan een rol spelen. In zo’n geval raden we aan om vooraf even advies in te winnen bij de Belastingdienst.

Eenvoudig factureren aan buitenlandse klanten

Het zou natuurlijk niet wenselijk zijn dat je elke keer opnieuw dit lijstje moet afgaan om na te gaan hoe je moet factureren aan een nieuwe buitenlandse klant. Gelukkig kan goede facturatiesoftware het een en ander voor je automatiseren. Je hoeft dan enkel aan te geven wat je factureert en aan wie je factureert, waarna de facturatiesoftware automatisch de juiste instellingen toepast.

Vergelijk facturatiesoftware en maak internationaal factureren eenvoudiger. Houd er wel rekening mee dat facturatiesoftware niet alles kan en je bijvoorbeeld niet zal waarschuwen wanneer je een van de drempelbedragen overschrijdt.