Van vrijheid tot automatiseren: de voordelen van een factuurprogramma

Een van de grootste voordelen van facturatiesoftware is natuurlijk het gemak en de eenvoud. Zonder dat je in bijvoorbeeld Excel hoeft te morrelen, maak je eenvoudig een factuur aan die je zelfs rechtstreeks naar je klant kan mailen. Dit voordeel gaan we nu niet tot vervelens toe herhalen. Wel hebben we het over allerlei andere handigheden die toch wel in extra tijdsbesparing resulteren. Vooral de automatiseermogelijkheden in combinatie met het behoud van vrijheid zijn belangrijk, maar ook de rapportages mogen er echt wel wezen.

Absolute vrijheid

Facturatiesoftware bevat vaak allerlei tools om het je nog eenvoudiger te maken. Zo kan je bijvoorbeeld verschillende templates instellen, waardoor je in verschillende talen factureert of waardoor je verschillende merknamen gebruikt. Overschakelen doe je met een enkele druk op de knop. Hetzelfde geldt overigens ook voor e-mailtemplates die de digitale factuur begeleiden.

Bij sommige factuurprogramma’s heb je ook ruime tekstbibliotheken waarbij je allerlei vooraf ingestelde teksten aan de factuur kunt toevoegen. Het gaat dan bijvoorbeeld niet alleen om tekst voor bij de factuurregels, maar ook om duidelijke factuuromschrijvingen en dergelijke meer. Het is dus zeker niet zo dat je door facturatiesoftware te gebruiken ook kiest voor een starre template waar je niks mee kan aanvangen.

Automatiseren van de facturatie

Er zijn verschillende manieren om het aantal manuele taken te verminderen. Een van de beste voorbeelden is de mogelijkheid om periodieke facturen automatisch te laten genereren. Bij abonnementsformules worden de facturen dan automatisch aangemaakt. Het enige wat je daarvoor hoeft te doen, is eenmalig de factuurgegevens in te geven en de facturatieregels in te stellen. Vervolgens verloopt alles automatisch.

Een ander voorbeeld is dat van de aanmaningen en herinneringen. Bij de betere facturatiesoftware kan je zelf een aanmaningentraject samenstellen waarbij op vaste momenten mails naar de klant worden gestuurd. Zo vergeet je nooit meer een aanmaning te versturen en hoef je dit niet handmatig te doen.

Ten slotte automatiseer je ook het verzendproces. Je hoeft facturen niet handmatig te mailen want het systeem doet dit voor jou. Dit geldt zowel voor facturen in pdf-formaat als voor de zogenaamde UBL-facturen.

Rapportages en inzicht

Een ander groot voordeel van een factuurprogramma is de mogelijkheid om het een en ander diepgaand te analyseren en hier automatisch rapporten over samen te stellen. De exacte mogelijkheden verschillen van factuurprogramma tot factuurprogramma, maar denk bijvoorbeeld aan rapporten over:

• Omzet per klant in een bepaalde periode
• Productafname per klant
• Productafname per product
• Productafname per seizoen
• Ouderdomsanalyse van openstaande facturen

Van dergelijke rapportages kan je veel leren. Zo kan het dat een factuur sneller wordt betaald wanneer je even aan de template sleutelt of wanneer je een QR-code aan de factuur toevoegt. Met rapportagetools krijg je hier inzicht in en maak je betere keuzes. Dit is natuurlijk waardevolle informatie voor iedereen die zijn cashflow op punt wil krijgen.

Factuurprogramma’s vergelijken

De exacte mogelijkheden van factuursoftware zijn sterk afhankelijk van het factuurprogramma dat je gebruikt. Bij sommige factuurprogramma’s zijn de mogelijkheden veel uitgebreider, maar dit kan dan weer een weerslag hebben op de prijs van het factuurprogramma. Daarom is factuurprogramma’s vergelijken zo belangrijk. Via deze website is factuurprogramma’s vergelijken veel eenvoudiger en kan je ook meteen proefaccounts aanvragen.