Hoe werkt een automatische incasso en hoe gebruik ik het?

Bij een automatische incasso geeft de klant toestemming om een bedrag van zijn of haar rekening te halen. Deze toestemming kan eenmalig of periodiek zijn. Zo’n automatische incasso heeft zeker een aantal voorbeelden te bieden, maar er zijn ook nadelen. Wil jij facturen automatisch innen? Hieronder vind je alle informatie over automatische incasso’s terug.

Voor- en nadelen van een automatische incasso

Het voordeel voor de klant is dat hij niet naar facturen hoeft om te kijken en betalingen altijd op tijd vertrekken. Zo vergeet hij nooit een factuur te betalen en hoeft hij geen verhogingen te vrezen. Daarnaast kan de klant nog altijd aan de bank vragen om het bedrag te storneren, waardoor hij de controle gewoon behoudt. Voor jou is het voordeel natuurlijk dat je meer zekerheid hebt over de betalingen. Bovendien kan je de factuur nog voor de vervaldag innen, wat dan weer positief is voor de cashflow in je onderneming.

Daartegenover staan wel een aantal minpunten. Automatische incasso’s zijn bijvoorbeeld niet gratis. Bij de meeste banken is het mogelijk om een gratis incassocontract af te sluiten en zijn er geen opstartkosten, maar er zijn dan wel kosten verbonden aan het indienen van uit te voeren incasso-opdrachten. Ook wanneer een incasso wordt teruggeboekt, worden er vaak kosten aangerekend. Daarnaast is het systeem fraudegevoelig. Banken hoeven niet te controleren of het juiste bedrag wel wordt geïncasseerd. Bovendien worden er ook soms fouten gemaakt, waarbij er bijvoorbeeld geld van een fout rekeningnummer wordt geïncasseerd. Rekeninghouders moeten daarom eigenlijk altijd controleren of er geen onrechtmatige incasseringen hebben plaatsgevonden.

Stornoboeking bij automatische incasso’s

Rekeninghouders kunnen aan de bank vragen om het geïncasseerde bedrag terug te vragen. Ook hier is de rol van de bank beperkt. Zij hoeven niet te controleren of het bedrag al dan niet terecht werd ingehouden, maar voeren louter de doorgegeven opdracht uit. Hierbij geldt er wel een storneringstermijn van 56 dagen, maar er zijn dus ook grenzen aan de “zekerheid” van de leverancier. Als een bedrijf te vaak met dergelijke stornoboekingen te maken krijgt, kan betalingsverwerker equensWorldline zelfs beslissen om het incasserend bedrijf geen toegang meer te verlenen tot nieuwe automatische incasso’s.

Voor de klant bestaat ten slotte de mogelijkheid om onterechte incasso’s te melden, ook na deze storneringstermijn. Zo’n MOI (Melding Onterechte Incasso) kan tot 13 maanden na de incassodatum plaatsvinden. De klant moet dan contact opnemen met de bank. Er wordt dan uitgezocht of de betaling al dan niet mocht worden uitgevoerd, bijvoorbeeld door de machtiging op te vragen, de facturen na te gaan et cetera. Hiervoor worden vrijwel altijd (hoge) kosten in rekening gebracht. Wanneer de bank oordeelt dat de incasso inderdaad onterecht is, zal het trachten om de transactie terug te draaien. Natuurlijk is er geen garantie op succes.

Hoe maak ik gebruik van automatische incasso’s?

Bij de meeste banken dien je daarvoor een incassocontract af te sluiten en vervolgens batches met incasso-opdrachten door te geven. Dit gebeurt veelal digitaal en de exacte werkwijze verschilt van bank tot bank. Vervolgens dien je je klanten in te lichten alovrens je gaat afschrijven. Zo voorkom je ook dat ze onvoldoende geld op hun rekening hebben staan.

Er zijn ten slotte een aantal tools waarmee je sneller automatische incasso’s instelt. Een voorbeeld daarvan is de Recurring API van Mollie. Door je factuurprogramma te koppelen aan Mollie kan je dan eenvoudig het factuurbedrag bij de debiteur incasseren. Niet alle factuurprogramma’s staan dergelijke koppelingen toe. Daarom raden we aan om ze vooraf goed te vergelijken.