Kan ik factureren zonder btw-nummer?

Het is mogelijk dat je een mooie opdracht hebt gekregen, je als ondernemer bent ingeschreven, je alvast bent beginnen met werken en je nu mag leveren nog voor je je definitieve btw-nummer hebt gekregen. Mag je dan alvast een factuur opstellen? En hoe zit het in de omgekeerde richting, wanneer de klant nog geen btw-nummer heeft?

Factureren zonder dat je een btw-nummer hebt

Het eigen btw-nummer zal je op je factuur moeten vermelden. Dit is een van de verplichtingen die geldt voor de btw-administratie. Wanneer je je btw-nummer niet op de factuur vermeldt, zal de klant daar niet zomaar mee kunnen leven. Een klant die een factuur zonder btw-nummer ontvangt, kan de betaalde btw per slot van rekening niet terugvragen bij de belastingdienst. Daarom is het beter om even te wachten tot het btw-nummer ontvangen is. Per slot van rekening heb je toch de tijd tot de 15^de dag van de maand die volgt op de maand van de levering van de producten of het verlenen van de diensten. Dit zou ruimschoots moeten volstaan.

Sinds 1 januari 2020 is bovendien het btw-nummer van eenmanszaken niet meer aan het BSN-nummer gekoppeld en kunnen ze niet meer “valsspelen” door zelf een btw-nummer te maken in afwachting van de definitieve ontvangst.

Je kan natuurlijk wel altijd met de klant afspreken dat je al gewoon een voorschot ontvangt op de definitieve factuur zodat je toch alvast inkomsten ziet verschijnen. Later stel je dan de definitieve factuur op en verreken je het ontvangen voorschot.

Incidenteel factureren

Wie incidenteel en slechts eenmalig aan het economisch verkeer deelneemt, is geen ondernemer voor de btw-administratie. Dit betekent dat je niet verplicht bent om je btw-nummer op de factuur te vermelden. Anderzijds mag je ook geen btw aanrekenen en kan je geen btw aftrekken. Hier zal de klant natuurlijk minder problemen mee hebben want hij moet nu geen niet-aftrekbare btw aan jou betalen.

Factureren aan een klant zonder btw-nummer

Strikt genomen is het niet noodzakelijk dat het btw-nummer van de klant op de factuur te vinden is. Het volstaat om gewoon de volledige naam en het adres van de klant op de factuur op te nemen. Het eigen btw-nummer is natuurlijk wel nog steeds verplicht te vermelden. Je ontvangt dan de btw en maakt het over aan de belastingdienst. Of je klant de betaalde btw kan verrekenen, zal je worst wezen.

Dit geldt niet wanneer de btw wordt verlegd of wanneer er sprake is van een levering aan het buitenland. Dit omdat de afnemer dan de btw moet voldoen en dat kan natuurlijk alleen als de afnemer een btw-nummer heeft. Als dat niet het geval is, moet je alsnog btw factureren en de klant behandelen als een consument. Natuurlijk kan je ook gewoon even afwachten tot de klant wel een btw-nummer heeft.

Facturatiesoftware gebruiken

Wanneer je facturatiesoftware gebruikt, maak je facturen met behulp van een of meerdere invulschermen. Hier zal het vrijwel altijd onmogelijk zijn om een factuur op te stellen zonder een btw-nummer in te geven. Ook bij een buitenlandse klant zal het systeem altijd een btw-nummer verplichten of zal het de klant automatisch als een consument behandelen. Het voordeel is dat er zo geen fouten kunnen worden gemaakt. Ontdek nu de mogelijkheden van de beste factuurprogramma’s.