5 tips voor het maken van een eerste factuur

Als je voor het eerst een factuur gaat maken, is dat natuurlijk een heel spannend moment. Je gaat je eerste centen verdienen en je bent nu echt begonnen aan het schrijven van je eigen ondernemersverhaal. Toch zijn er een aantal zaken waarop je moet letten en die je zeker moet weten. Onderstaande vijf tips helpen je daarbij.

# 1. Verplichte gegevens vermelden

Elke factuur moet een aantal verplichte gegevens bevatten. Zorg er natuurlijk voor dat deze gegevens op de factuur terug te vinden zijn. Volgende gegevens moeten altijd op de factuur te vinden zijn:

• Je eigen btw-identificatienummer en KvK-nummer
• Eigen naam en adres
• Adres en naam van de klant
• Geleverde goederen of diensten
• Gevraagde bedrag (excl. btw)
• Toepasselijk btw-tarief
• Het btw-bedrag
• De factuurdatum
• Het factuurnummer (doorlopend genummerd)
• De leveringsdatum en datum van uitreiking van de factuur
• Geleverde goederen of diensten en hun aantallen

Voor factuurbedragen onder 100 euro kan er gebruik worden gemaakt van de eenvoudige factuur. Op deze facturen moeten minder gegevens worden aangebracht.

# 2. Vermeld niet meer gegevens dan nodig

De AVG-privacyregels geven onder andere aan hoe er met persoonsgegevens moet worden omgegaan. Ook voor de facturatie moet je een aantal persoonsgegevens verwerken, waardoor de bepalingen van de AVG van toepassing zijn.

De AVG zegt natuurlijk niet dat je geen persoonsgegevens mag verwerken, maar het biedt wel een betere bescherming. Je mag dan ook enkel persoonsgegevens verwerken wanneer er aan de eisen van een van de zes AVG-grondslagen is voldaan. Voor de klassieke factuurgegevens stelt er zich dan ook geen probleem. Deze persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld noodzakelijk om de overeenkomst uit te kunnen voeren of om wettelijke verplichtingen (administratieverplichting) na te leven. De verplichte gegevens moet je nu eenmaal verwerken.

Enkel wanneer er persoonsgegevens worden verwerkt waarvoor geen specifieke grondslag is, kunnen er zich problemen stellen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de geboortedatum van de tegenpartij. Deze gegevens heb je voor de facturatie niet nodig, dus maak er ook geen gebruik van.

# 3. Niet wachten met factureren

Je bent verplicht om te factureren voor de 15^de dag van de maand die volgt op de levering van de dienst of de goederen. Uiteraard kunnen we je enkel maar aanraden om al vroeger te factureren, namelijk meteen nadat de goederen of de diensten zijn geleverd. Hierdoor heb je natuurlijk ook sneller je geld, zeker wanneer klanten netjes wachten tot de vervaldatum van de facturen.

# 4. Klanten aanzetten tot sneller betalen

Voor de eigen cashflow is het natuurlijk wenselijk dat klanten sneller tot betalen overgaan. Er zijn verschillende manieren waarop je dat kan doen. In eerste instantie begint het al bij je facturen. Maak daarop duidelijk hoe ze moeten betalen, tegen wanneer ze moeten betalen en zorg ervoor dat er geen foutjes op de factuur staan. Zo heeft de klant helemaal geen reden om te talmen. Vermeld ook algemene voorwaarden zodat het meteen duidelijk is dat er aan een niet-betaling consequenties kleven. Zorg daarnaast voor een goede opvolging van facturen zodat klanten weten dat het je menens is. Ten slotte kan je overwegen om je klanten een korting aan te bieden wanneer ze facturen snel betalen.

# 5. Online facturen maken

Door een factuurprogramma te gebruiken, weet je meteen dat je goed zit. Hierbij is het vaak zo dat je niet eens een factuur kunt aanmaken wanneer je niet alle verplichte vermeldingen hebt opgenomen. Bovendien beperk je je dan meteen tot het noodzakelijke. Ook kan je herinneringen instellen zodat je niet vergeet te factureren of zodat terugkerende facturen automatisch worden aangemaakt en verzonden. Ontdek de vele mogelijkheden en probeer de beste factuurprogramma’s gratis uit.