Mag ik mijn postbusadres op mijn facturen noteren?

Als je een factuur maakt, moet zo’n factuur aan allerlei factuureisen voldoen. In een eerdere blog hebben we al aangegeven wat er allemaal op je factuur moet staan. Het gaat dan bijvoorbeeld om een omschrijving van de goederen die geleverd zijn, het btw-bedrag et cetera. Daarnaast is het ook verplicht om de volledige naam en het adres van de leverancier en de afnemer op de factuur te vermelden. Sommige ondernemers hebben echter liever niet dat het vestigingsadres op hun facturen komt en gebruiken daarom een postbusadres. Dat is bijvoorbeeld het geval omdat hun vestigingsadres en hun privéadres identiek zijn en ze geen ontevreden klanten voor hun voordeur willen zien verschijnen. Volstaat zo’n postbusadres?

Wat bedoelt de wet met het adres van de onderneming

Artikel 35a, lid 1, onderdeel e Wet op de omzetbelasting 1968 schrijft dat het moet gaan om ” het volledige adres van de ondernemer en zijn afnemer”. In het besluit van 6 december 2014 is later opgenomen wat we onder “het volledige adres” moeten verstaan.

Volgens dit besluit gaat het om het adres van de plaats waar de ondernemer feitelijk is gevestigd of feitelijk woont. Dit besluit geeft dan ook ontegensprekelijk aan dat een postbusadres niet volstaat. Uiteindelijk is dat ook niet zo onlogisch: deze verplichting is er zodat de Belastingdienst eenvoudig kan achterhalen waar de ondernemer is gevestigd en dat gaat natuurlijk niet werken als het uiteindelijk om een postbus blijkt te gaan.

Er is evenwel niks mis met het noteren van je postbusadres op je facturen. De voorwaarde is dan wel dat je dat ook duidelijk aangeeft dat je postbusadres een van de manieren is om je te bereiken. Daarnaast moet je wel ook netjes je feitelijk vestigingsadres opnemen.

Aftrekbaarheid van de omzetbelasting

Vroeger was de fiscus nogal gretig met het weigeren van de aftrek van de omzetbelasting. Zelfs een tikfout volstond al om wat extra geld te rapen voor de Nederlandse schatkist. Recent heeft het Europees Hof van Justitie, de Europese rechter, de fiscus daar echter over teruggefloten.

Tegenwoordig is de regel dat de aftrek van btw nog steeds toegestaan is bij een licht gebrek. Het gebruik van een postbusadres is een licht gebrek als het op basis van de andere gegevens van de factuur (bv. het btw-nummer, KvK-nummer etc.) nog steeds mogelijk is om de leverancier te identificeren en te traceren.

Toch houdt het nog steeds een aantal risico’s in. Meerdere lichte gebreken samen kunnen er voor zorgen dat er alsnog sprake is van een zwaar gebrek. Klanten die opmerken dat een factuur een postbusadres bevat, vragen daarom maar beter om een correctie. Enkel zo lopen ze geen risico.

Onjuiste verkoopfactuur heeft grote gevolgen

Zelfs wanneer de klant nog steeds de betaalde omzetbelasting kan aftrekken, is de kous nog niet af. De factuur voldoet nog steeds niet aan de factuureisen en de Belastingdienst kan de leverancier dan ook een boete opleggen. De boete kan maximaal € 5.278 per factuur bedragen. Alleen al daarom neem je maar beter het feitelijk vestigingsadres van je onderneming op.

Ook wanneer je andere gegevens niet of foutief opneemt, riskeer je zo’n hoge boete. Daarom raden wij altijd aan om facturatiesoftware te gebruiken. Als je facturatiesoftware gebruikt, riskeer je alvast geen fouten en voorkom je torenhoge boetes. Vergelijk factuurprogramma’s en neem geen onnodige risico’s.