Regels bij het opstellen van facturen in andere munteenheden

Voor de Belastingdienst is het natuurlijk de eenvoudigste oplossing als je facturen allemaal netjes in euro zijn uitgedrukt. Dan kunnen ze het een en ander eenvoudig controleren. Anderzijds leven we in een mondiale wereld en is het niet logisch dat je producten of diensten aanbiedt in andere munteenheden. Het zou dan maar gek zijn als je facturen dan in euro moeten worden opgesteld. Het een en ander is mogelijk, maar er zijn wel een aantal regels waaraan je moet voldoen.

Facturen in andere munteenheden

Een Nederlandse ondernemer die goederen levert aan een Amerikaans bedrijf, zal wellicht niet in euro maar in Amerikaanse dollars willen factureren. Het is toegestaan om in een andere munteenheid te factureren. Facturen mogen in eender welke munteenheid worden uitgedrukt, ongeacht of dat nu de Amerikaanse dollar of de Oekraïense grivnya is. De voorwaarde is wel dat het te betalen of te herziene belastingbedrag eveneens in euro wordt uitgedrukt. Dat maakt het voor de fiscus natuurlijk eenvoudiger.

Omrekenen naar euro

Wat het te betalen of te herziene belastingbedrag betreft, moet er dus even worden omgerekend naar de euro. Die omrekening moet gebeuren volgens artikel 91 van de btw-richtlijn 2006 bedoelde wisselkoersmechanisme. Hieruit volgt dat de wisselkoers vastgesteld wordt op het moment dat de belasting verschuldigd is, wat het moment is waarop de factuur moet worden aangemaakt. Je hanteert dan ook de dagkoers op basis van de factuurdatum.

Afronden bij de omrekening

Bij de omrekening in functie van de dagkoers kan het natuurlijk gebeuren dat het resultaat een getal is met meer dan drie cijfers na de komma. Zo zou een bedrag van $ 985,22 op het moment van schrijven omgerekend € 823,803 bedragen. Dit is als volgt af te ronden:

• Het derde cijfer is ≤ 5: naar beneden afronden
• Het derde cijfer is ≥ 5: naar boven afronden

Het staat je dus vrij om te kiezen tussen een van deze twee methoden, maar je bent wel verplicht om hier consistent in te zijn en niet telkens (afhankelijk van wat de voordeligste optie is) een andere methode te gebruiken. Houd hierbij ook rekening met volgende instructies:

• Per verrichte dienst de belasting berekenen en afronden
• De afronding pas toepassen op het totaalbedrag van alle prestaties samen

Wat de btw-aangifte betreft, blijft de regel van de afronding op hele euro’s natuurlijk gewoon de regel.

Gebruik een goed factuurprogramma

Het maken van facturen in andere munteenheden is best wel ingewikkeld. Dat is al helemaal het geval als je diezelfde facturen ook nog eens boekhoudkundig moet verwerken, waarbij je gegarandeerd tegen de gevolgen van wisselkoersverschillen aanloopt. Daarom raden wij aan om een goed factuurprogramma te gebruiken. Met de betere factuurprogramma’s kan je eenvoudig facturen opstellen in andere valuta. Het factuurprogramma maakt dan, op basis van de geldende dagkoers, automatisch de nodige berekeningen. Als je zo’n factuurprogramma dan ook nog eens kan koppelen met boekhoudsoftware wordt alles ook meteen in de administratie verwerkt.

Houd er wel rekening mee dat veel factuurprogramma’s enkel met de bekendere valuta’s als de Amerikaanse dollar of de pond sterling kunnen werken. Als je ook minder bekende valuta’s gaat gebruiken, zoals de Maleisische ringgit of de Bosnische inwisselbare mark, ga je maar beter eerst even de mogelijkheden na. Gebruik de keuzewijzer voor factuurprogramma’s en vind goede factuurprogramma’s die aan je eisen voldoen.